«Бізнес працює як годинник» — це утопія. Не можна одного разу завести механізм і чекати, що він тікатиме роками. Ваша компанія має стати гнучкою, автономною та стійкою. Як? Наприклад, за допомогою «правильного» організаційного дизайну.
Інна Макотерська та Юлія Захарченко мають понад 10 років досвіду в оргдизайні. Вони створили консалтингове бюро I+J, оптимізували організаційний дизайн для компаній Aimbulance, Balbek Bureau, McCann Kyiv, Razom Communications та Grape.
Нам Інна та Юлія розповіли, як провести бліц-діагностику компанії — від місії до комунікацій — та підвищити її ефективність.
#1. Сприймайте компанію як живий організм
Інна: В епоху індустріалізації підприємства порівнювали з машинами: якщо правильно налагодити механізми — вони довго «їдуть», не потребуючи додаткових налаштувань. Але це сприйняття застаріло.
У VUCA-світі краще порівнювати компанію з організмом. Усі системи взаємодіють, тіло пристосовується до зовнішнього середовища — завдяки цьому ми ходимо, дихаємо, думаємо, долаємо хвороби та звикаємо до зміни температури.
Культура компанії — це її «гени». Організаційна структура — «хребет». Бізнес-процеси та люди — «кров». Оргдизайн допомагає «зібрати» окремі елементи в єдиний «організм» — операційну систему, яка узгоджено функціонує та націлена на виконання стратегії та місії.
Юлія: Бізнес потрібно аналізувати цілісно: якщо «вилікувати» щось одне (наприклад, прописати бізнес-процеси) — це не гарантія здорового функціонування в майбутньому. «Гарне самопочуття» системи — результат піклування про всі складові:
- стратегія, місія, цілі
- організаційна структура
- бізнес-процеси
- команда
- показники ефективності
- комунікація
- культура
#2. Почніть зі стратегії та місії
Інна: Це вихідна точка оргдизайну. Без них будувати організацію — все одно, що шити костюм, не знімаючи мірки.
Пам'ятайте, що організаційний дизайн є в кожній компанії — просто в деяких він складається хаотично і може суперечити стратегії та місії.
Винятком можна вважати хіба що стартапи, де є два-три фаундери, які разом придумали продукт і розуміють один одного з пів слова. Але коли бізнес масштабується — будуйте систему усвідомлено: домовтеся про структуру, процеси, комунікацію.
Безліч організацій із відмінними продуктами розпалося лише тому, що їх зростанням системно ніхто не керував.
#3. Уникайте класичних помилок
Юлія: Навіть у компаніях, які готові «оздоровлювати» організаційний дизайн, трапляються помилки, що заважають розвитку. Наприклад:
- «Цементування». Неможливо раз і назавжди описати процеси. Регулярно проводьте діагностику. Вносьте корективи, але пам'ятайте: зміна будь-якого елемента запускає трансформацію всієї системи.
- «Професійна сліпота». Часто керівники відмовляються визнавати, що у роботі стався збій. Але досвід світових компаній показав: лояльність до помилок допомагає розвиватись.
Так, співзасновник Spotify Деніель Ек каже, що їхня команда «прагне помилятися швидше за інших», а екс-HRD Google Ласло Бок навіть рекомендує винагороджувати працівників за невдачі. Приклад практики Fail Wall: члени команди клеять на дошку стікери з описом своїх фейлів, щоб ділитися досвідом і знаходити системні збої в роботі. - Status quo bias. Це когнітивне упередження мотивує людей залишати все так, як є. «Ми не Netflix — у нас це не спрацює», — стверджують багато керівників. Насправді ефективні моделі прикладні всюди, якщо їх адаптувати, а не просто скопіювати.
- «Наказ зверху». Топменеджмент повинен пояснювати кожну зміну команді та підтримувати людей на всіх етапах. Приділяйте особливу увагу внутрішнім комунікаціям.
#4. Проведіть діагностику організаційної структури
Інна: Дайте відповідь на ключове запитання: «Хто що робить у компанії?». Чітке розуміння людьми своїх ролей та відповідальності допомагає працювати злагоджено, швидко та не дублювати функції.
Є кілька моделей організаційної структури:
- ієрархічна, або функціональна (з класичним поділом на департаменти та відділи)
- продуктова (проєктна)
- матрична (зазвичай передбачає подвійне підпорядкування — керівнику відділу та проєкту)
- нові адаптивні структури (наприклад, кросфункціональні, горизонтальні та холакратичні команди, які автономно ухвалюють рішення та несуть відповідальність за результат)
Приклад сучасної структури — Spotify та його самоорганізовані команди (трайби та скводи). Або патронажна служба Buurtzorg – бірюзова організація з моделлю холакратії. Такі революційні формати можна застосувати не в кожному бізнесі. Але кросфункціональність та делегування влади командам — новий тренд, і він доречний у будь-якій компанії.
Найпопулярніша проблема — складна організаційна структура. Наприклад, коли рішення про заміну в офісі туалетного паперу ухвалюється пів року.
Юлія: Проаналізуйте ланцюжок роботи компанії. Визначте, де на ній «точки влади» в ухваленні рішень, чи ефективні вони у поточній структурі. Не бійтеся кооперувати працівників із різних напрямків та давати їм автономію. Спрощуйте структуру, оперуйте не департаментами, а цінністю для бізнесу та клієнта.
Якщо керівників компанії поділити на групи і кожну з них попросити намалювати оргструктуру, зазвичай виходить кілька різних версій. Домовтеся про єдине бачення організаційної структури — тільки так ви зможете рухатися в потрібному напрямку та вчасно виявляти збої.
Але схема оргструктури сама собою нічого не означає. Це просто макет. Зміни відбуваються, коли у компанії перебудовується взаємодія між людьми та функціями.
#5. Пропишіть та автоматизуйте процеси
Інна: Бізнес-процеси поділяються на три види:
- ключові (які допомагають заробляти гроші)
- підтримувальні (спрямовані на те, щоб ключові процеси виконувались ефективно)
- управлінські
Виявити суперечності у процесах допомагає візуалізація. Є багато зручних інструментів — наприклад, Service Blueprint дозволяє скласти карту процесів та людей, які за них відповідають. Складається з трьох компонентів:
- карта клієнтського шляху (Customer Journey Map)
- точки контакту клієнта із сервісом
- внутрішні процеси, невидимі клієнту
Саму схему можна намалювати за допомогою платформ Lucidchart, Miro, Mural та ін.
Коли прописуєте бізнес-процеси, зверніть увагу: чи вони не заважають один одному, чи не виконуються паралельно? Якщо такі проблеми є — перерозподіліть відповідальність у команді, по-новому поділіть роботу, щоб не витрачати ресурси даремно.
Намагайтеся автоматизувати всі рутинні та повторювані процеси. Ресурси, які працівники витрачають на їхнє «ручне» виконання, можна інвестувати в завдання, з якими не впорається програма, — створювати креативну цінність. Досвід показує, що перш за все компаніям слід автоматизувати, наприклад, роботу зі звітністю, обмін інформацією та обробку даних.
#6. Виберіть систему планування та контролю
Інна: Багато компаній досі мислять лише категорією прибутку. Але на організацію важливо дивитися комплексно.
Наприклад, Balanced Scorecard (система збалансованих показників) зручна тим, що враховує як фінанси, а й цінність для клієнтів, операційну діяльність, фокус бізнесу на майбутньому. З недоліків можна відзначити безліч KPI-s на різних рівнях — в них легко заплутатися, і робота може перетворитися на гонку за показниками.
Усе більше організацій вибирають OKR — Objectives and Key Results (цілі та ключові результати бізнесу). Це система гнучкого, прозорого та динамічного планування — вона передбачає регулярний перегляд показників та фокусує всю компанію на єдиній глобальній меті.
Є організації, які вже переросли OKR — наприклад, Spotify використовують метод управління продуктами Rhythm, що синхронізує особисті завдання з цілями бізнесу. Ця система фокусує команду на цінності для користувачів, гнучкості, амбітних цілях на майбутнє (т.зв. «полярна зірка») та пріоритетах у проєктах (т.зв. «ставки»).
Можна вибрати будь-яку систему планування та контролю й адаптувати її до потреб компанії. Наприклад, OKR передбачає щотижневі зустрічі, де детально обговорюється прогрес у всіх цілях та результатах. Але ви можете протестувати цю частоту та зрозуміти, яка динаміка оптимальна для вас.
Окрім комплексних систем, використовуйте окрему техніку. Наприклад, «світлофор» — зручний інструмент контролю прогресу, де «зелений» статус означає, що працівник просунувся із завданням, «жовтий» — у чомусь потрібна допомога, «червоний» — руху немає, потрібен перегляд чи підтримка.
Весь бізнес-контент у зручному форматі
#7. Розвивайте команду
Юлія: Кожен працівник повинен мати індивідуальні цілі та план розвитку скілів.
Розділіть роботу з командою на чотири блоки:
- Структура. Розподіліть ролі, складіть графік організаційних та стратегічних зустрічей, встановіть загальні показники ефективності.
- Командність. В її основі — психологічна безпека: створіть умови, щоб люди могли краще пізнати одне одного, спілкуватися неформально, ділитися думками без страху засудження. Встановіть правила комунікації (наприклад, «висловитись з кожного питання повинні всі, перебивати не можна»), формуйте лояльність до помилок та забезпечте людям доступ до лідера.
- Цілі. Головне — співвідносити особисті цілі працівників та цілі компанії, перевіряти, чи не суперечать вони одне одному. Наприклад, регулярно просіть кожного працівника поділитися, в якій ролі він хотів би опинитися через пів року, яких навичок та повноважень для цього не вистачає, як його зростання допоможе досягати цілей бізнесу.
- Розвиток. Слідкуйте за прогресом, проводьте командні фідбек-сесії (коли всі дають один одному зворотний зв'язок) та ретроспективи (регулярні зустрічі, що допомагають скласти план змін та покращити процеси).
#8. Керуйте корпоративною культурою
Інна: Є багато класифікацій корпоративних культур. Найпопулярніша (запропонована Кімом Камероном та Робертом Куїном) визначає чотири типи, залежно від цінностей:
- Клан. Колективи розглядаються як «сім'ї», лідери як «батьки». Заохочується командність та лояльність.
- Ринок. Компанія орієнтована на цілі та результати. Керівники — суворі та вимогливі. Культивується цілеспрямованість та бажання перемагати.
- Ієрархія. Діяльність компанії регулюється процедурами та правилами. Керівники — раціональні організатори, заохочують до виконання показників та регламентів.
- Адхократія. Лідери — новатори, у фокусі — підприємництво, творчість, інноваційність, готовність ризикувати, ініціативність.
Культура має допомагати бізнесу досягати цілей. Слідкуйте за тим, щоб не допускати перекосів, враховуйте ризики. Наприклад, сприйняття команди як сім'ї створює дружню та комфортну атмосферу, але може погано позначитися на результативності. Необхідні чіткі цілі, системність та раціональність.
І навпаки — ринкова культура «пушить» працівників, що стимулює боротися за результат, але може призвести до токсичних стосунків у команді. Дбайте про мотиваційний клімат.
Культура — це складна та тонка «матерія», її непросто оцінити. У діагностиці враховуйте кілька рівнів культури організації:
- артефакти (офіс, стиль спілкування для людей)
- оголошена культура (офіційні місія та цінності)
- переконання (відбивають те, як команда працює насправді, у що вірить і чим живе)
Керувати корпоративною культурою допомагає організаційна структура. Наприклад, класична каскадна структура, де багато рівнів управління та складний механізм ухвалення рішень, формує ієрархічну культуру. Кросфункціональні команди сприяють створенню кланової культури. Щоб формувати культуру адхократії, потрібна проста та гнучка структура — люди мають експериментувати, проводити креативні сесії та хакатони.
На культуру, відповідно і досягнення цілей бізнесу, впливає система мотивації. Наприклад, у Microsoft був досвід «втраченої декади». Компанія створила жорсткі рейтинги усередині відділів. У підсумку працівники сфокусувалися на суперництві між собою замість конкурувати з іншими організаціями, перестали співпрацювати, і це погіршило результати бізнесу.
#9. Налагоджуйте внутрішні комунікації
Інна: Масовий перехід на віддалену роботу «підсвітив» проблеми у комунікаціях: виявилося, що інформацією працівники ділилися переважно біля кавомашини та за допомогою чуток. Коли спільного простору не стало, багато команд випало з інформаційного поля. Лідерам довелося вчитися керувати потоками комунікацій.
Наприклад, керівники почали регулярно проводити спільні онлайн-зустрічі (так звані All Hands Meetings) — розповідати про новини, проблеми та плани бізнесу, чесно відповідати на запитання працівників (зокрема анонімні). Так, в одній компанії, з якою ми працювали, рівень обізнаності команди про справи бізнесу на ремоуті зріс на 50% порівняно з роботою в офісі саме завдяки такій практиці.
Керуйте комунікаціями на всіх рівнях — організації, департаментів, команд, по вертикалі (від керівників до команд і навпаки) та по горизонталі (між функціями).
Не забувайте про неформальні комунікації. Наприклад, в одній організації на карантині керівник став регулярно писати працівникам особисті повідомлення: «Як ти?». Щиро, не для галочки, ніяких завдань після цих слів. Спочатку це насторожувало команду, але невдовзі люди зрозуміли, що лідерові справді важливо знати, як їхні справи. Це підвищило рівень довіри та покращило стосунки в команді.
Якщо на якійсь ділянці дороги ламається світлофор — створюється затор і хаос. «Правильний» організаційний дизайн допомагає компанії поділитись відповідальністю з працівниками. Вчить орієнтуватися не так на систему наказів, як на культуру, правила, цілі, місію. Тоді у разі НП кожен у команді знає, куди йому рухатися, як не заважати колегам та допомогти бізнесу дістатися до потрібного пункту.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
