Збирати дані, опитувати працівників, проводити голосування регулярно доводиться у кожному бізнесі. Це той випадок, коли не потрібно вигадувати велосипед, адже Google Форми закривають основні потреби, пов'язані з опитуваннями.
Розповідаємо, як працювати з цим інструментом та отримати потрібну інформацію.
У чому перевага Google Форм
Головна перевага — це онлайн, завдяки чому відповіді можна отримувати з будь-якої точки світу. Інструмент зручний та інтуїтивно зрозумілий — з простим дизайном та юзабіліті на максимальному рівні.
Гугл опитування можна налаштувати до найдрібніших деталей — вибрати варіант одиничної відповіді або чекбокси, створити варіативну структуру запитань, вставити картинку чи відео. А ще ви можете завантажити логотип компанії, й алгоритм автоматично налаштує колірну гаму. Працювати з Формами може й команда, й окремий користувач.
Google Форми сумісні з іншими продуктами компанії, які коректно синхронізуються між різними гаджетами та операційними системами. Форма автоматично завантажується у хмару, тому за збереження даних можна не хвилюватися.
Для чого потрібні Google Форми
Інструмент дає можливості:
- організувати реєстрацію на захід (наприклад, онлайн-конференцію чи тренінг).
- провести дослідження (визначити приблизний рівень попиту на товар).
- зібрати фідбек (наприклад, відгуки про продукт).
- створити голосування (куди поїдемо відпочивати командою на зимові свята).
- забрифувати клієнта (поставити запитання про майбутній продукт).
- провести опитування (що подобається чи не подобається в роботі).
- створити тест (перевірити знання після курсу).
Як створити гугл форму
Зайдіть на Google Drive, клацніть на New і виберіть Google Форми зі списку.
У «Налаштуваннях» визначте тип Google Форми: загальні, презентація чи тести. Тут ви можете в деталях обрати, як відбуватиметься збір даних.
У розділі «Відповіді» налаштовується:
- можливість збирати електронні адреси.
- відправлення респондентам копій їхніх відповідей.
- скільки разів можна надіслати форму.
- можливість змінювати відповіді після надсилання форми.
- перегляд інших відповідей та зведених діаграм.
У розділі «Презентація» налаштовується:
- візуалізація прогресу заповнення форми — користувач бачить, скільки залишилося до кінця опитування (такий прийом підвищує залученість, і більше користувачів заповнюють форму до кінця).
- видача запитань у випадковому порядку.
- показ посилання для повторного заповнення форми.
- текст підтвердження, який висвічується після надсилання форми.
Потім виберіть назву для свого опитування в гугл формах і розкажіть про нього детальніше.
Ось як виглядає меню, яке допоможе вам додавати запитання та структурувати їх:
Щоб створити запитання, клацніть на знак плюса у бічному меню, у наступній формі запишіть своє запитання та налаштуйте варіанти відповідей.
Текст (коротка відповідь) найзручніше застосовувати, коли потрібно отримати коротку інформацію — електронну пошту, номер телефону, адресу, посилання на соцмережі або портфоліо.
Текст (абзац) підійде, якщо потрібно написати довгу відповідь на запитання.
Один зі списку — можете вибрати єдину відповідь.
Декілька зі списку — можливість вибрати дві чи більше відповідей, наприклад, у тестах.
Спадний список — варіанти можна переглянути, відкривши список. Це допомагає заощаджувати місце.
Завантаження файлу — якщо потрібно завантажити файл (документ або фото) як відповідь.
Шкала — коли потрібно щось оцінити за шкалою, наприклад, якість обслуговування. Максимальний бал — 10, але можна створювати і меншу шкалу.
Сітка (множинний вибір або прапорці) — користувач може вибрати один або кілька варіантів із сітки.
Дата — використовують, коли потрібно вказати дату, рік та час.
Час — дозволяє вказувати час або тривалість.
Коли ви вибрали тип запитання, зазначте, чи обов'язково на нього відповідати:
Так, якщо респондент не відповів на запитання, він не зможе надіслати форму.
Коли ви натискаєте на три крапки біля пункту «Обов'язкове запитання», висвітлюються додаткові функції: вибрати опис до запитання, вибрати дію для кожного варіанта відповіді та перемішати відповіді.
При виборі блоку «Текст (коротка відповідь)» можна обмежити відповідь введенням цифри або тексту за допомогою функції «Перевірка відповідей». Якщо це текстове значення, ви можете встановити, що потрібно вказати користувачеві: текст, посилання, електронну пошту.
Якщо ви бажаєте розділити опитування на кілька частин, натисніть «Додати розділ» у бічному меню. Ця функція буде корисною у тому разі, коли потрібно поставити запитання на різні теми або відокремити тести від розгорнутих відповідей, які дають більше балів.
У Google Форм є ще одна перевага: тут ви можете створити складну систему запитань — після вибору однієї з відповідей користувача перенаправляють на конкретний розділ Щоби зробити це, натисніть «Переходити до розділу на основі відповіді» та виберіть розділ, до якого потрібно перейти.
Бувають випадки, коли доцільніше надіслати форму з шаблонами відповідей. Наприклад, якщо потрібно заповнити багато різних даних. Щоб створити таку форму, клацніть «Створити зразок заповнення» та впишіть приклади відповідей.
Дизайн
При створенні форми можна відразу створити свій дизайн Google Форм.
Ви зможете вибрати палітру теми, колір фону та поміняти верхній колонтитул, наприклад, вставити логотип своєї компанії або вибрати ілюстрацію.
Типи доступів у Google Формах
Є кілька типів доступу:
- тільки для себе
- для окремих користувачів
- для всіх, хто має посилання
Щоб відкрити доступ до опитування окремим користувачам, клацніть «Налаштування доступу» та додайте адреси електронної пошти людей, які зможуть редагувати опитування, переглядати та видаляти відповіді респондентів.
Найбезпечніше відкривати доступ через електронну пошту — так ви будете впевнені, що сторонні люди не зможуть змінювати дані.
Як відкрити доступ респондентам
Коли ви створили та оформили Google Форму, надайте доступ респондентам. Клацніть на кнопку «Надіслати» у правому верхньому кутку та виберіть, яким способом поділитися опитуванням:
Способи:
- відправити електронною поштою
- поділитися посиланням
- вбудувати на сайт за допомогою HTML-коду
Додатково ви можете збирати електронні адреси тих, хто надіслав заповнену форму.
Аналіз результатів
Після відправки форми ви побачите дві вкладки, що з'явилися, — «Запитання» і «Відповіді».
У вкладці «Відповіді» відображаються:
- загальна статистика
- статистика щодо конкретної відповіді
- відповіді конкретної людини
Натиснувши на знак Google Таблиці, можна налаштувати імпортування відповідей до таблиці:
Якщо ви отримали достатньо відповідей, деактивуйте функцію «Приймати відповіді», після чого респонденти більше не зможуть заповнювати форму:
Додаткові функції:
- отримувати повідомлення про нові відповіді електронною поштою (зручно, коли респондентів не дуже багато).
- зберігати відповіді.
- видалити зв'язок з формою (якщо ви видалили відповіді з таблиці, але вони вам, як і раніше, потрібні, видаліть зв'язок із формою, а потім відновіть її — так відповіді знову з'являться в таблиці).
- завантажити відповіді у CSV-форматі.
- роздрукувати усі відповіді.
- видалити всі відповіді.
Доповнення
У Google Форм є доповнення, що дозволяють оптимізувати роботу. Щоб знайти їх, натисніть «Доповнення» у функціях:
Коли ви встановлюєте доповнення, на верхній панелі з'являється значок, через який можна керувати ними:
Ділимося найкориснішими.
- formLimiter — дозволяє перестати отримувати відповіді. Обмеження можна встановити за датою та часом, кількістю відповідей або значенням клітинки в таблиці.
- Email Notifications for Google Forms — дає можливість автоматично відповідати респондентам за email на основі їхніх відповідей після надсилання форми. Крім того, ви можете налаштувати push-повідомлення, коли хтось надіслав відповідь, і приймати відповіді на пошту.
- Advanced Summary of Responses — візуалізує статистику відповідей. Спочатку потрібно вибрати запитання, які необхідно проаналізувати, й додаток сформує статистику.
- QR Code Maker — перетворює посилання на Google Форму на QR-код. Корисно, якщо опитування потрібно поширити на велику аудиторію.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
