В Excel є багато команд, які значно полегшують роботу.
Разом з аналітиком Laba Group Валерією Петренко розглянемо 8 простих функцій, які підвищать вашу продуктивність у роботі з програмою.
#1. Спеціальна вставка
Копіювання та вставка — одна з найпростіших та найпоширеніших функцій в Excel. Але часто при вставці ми переносимо формат, який нам не потрібен, або копіюємо цілу формулу замість самого тільки значення.
Спеціальна вставка дозволяє вибрати, які елементи клітинки потрібно перенести. Після того, як ви скопіювали клітинку, натисніть CTRL + ALT + V. Далі з'явиться вікно:
Вибираючи Спеціальна вставка — Значення, ми переносимо лише значення, а не формули чи формат скопійованої клітинки.
Спеціальна вставка рятує, якщо необхідно переслати колезі свій робочий файл із розрахунковими формулами. Після завершення роботи з формулами та калькуляціями можна скопіювати всі свої розрахунки — і поверх них вставити значення. Це дозволить уникнути випадкових змін формули та/або її «несправності».
#2. Додати кілька рядків
Якщо потрібно додати новий рядок між наявними, допоможе комбінація СTRL, Shift, +. Натискаючи ці клавіші кілька разів, ви додаєте відповідне число рядків.
Крім того, можна виділити потрібну кількість рядків і на вкладці Основне клацнути на Вставити:
У такому разі ви додасте стільки ж рядків, скільки спочатку виділили.
#3. Скасувати чи повторити дію
Одна з найпопулярніших комбінацій клавіш — CTRL+Z, за її допомогою можна скасувати останню дію. Але є ще CTRL+Y, яка, навпаки, повторює дію. Можна використовувати їх спільно і перемикатися вперед-назад між своїми правками. Або застосовувати CTRL+Y окремо, щоб повторити свою останню дію.
Так, якщо ви вставили додатковий рядок у таблицю, натисніть CTRL+Y — і додайте ще один. Аналогічний результат дає клавіша F4 (або Fn+F4). Наприклад, застосувавши заливку кольором до однієї клітинки, натисніть F4, щоб зробити те саме з іншою.
#4. Прокрутити до кінця списку
Щоб не витрачати час і не скролити нескінченно — просто зафіксуйте курсор на будь-якій клітинці вашого списку і використовуйте комбінацію CTRL + стрілки вгору/вниз/вправо/ліворуч відповідно.
Крім того, можна виділити великий масив даних, використовуючи CTRL+Shift+стрілку.
❗️ Попередження: якщо у вас є пробіли в даних, ця дія просто приведе вас до першого пробілу:
#5. Закріпити заголовний рядок/стовпець
Проскролили список униз — і забули, який зі стовпців за що відповідає? Excel можна закріпити, наприклад, верхній рядок або перший стовпець, а також кілька рядків і стовпців. Для цього виділяємо потрібний рядок/стовпець і переходимо на вкладку Подання — Закріпити області:
Навіть коли ви докрутите до кінця списку, шапка таблиці залишиться видимою:
#6. Видалити дублікати
Щоб виконати цю дію, потрібно перейти на вкладку Дані — і в полі Знаряддя даних клацнути на Видалення повторів. Далі Excel уточнить, за якими зі стовпців проводити перевірку на повторювані значення. У нас галочка стоїть навпроти всіх стовпців — отже, програма видалить лише ті рядки, які повністю відповідають один одному, залишивши тільки один із них.
Якщо поставити галочку навпроти, наприклад, номера чека — Excel видаляє всі повторні номери чеків, навіть коли решта стовпців відрізнятиметься один від одного.
Але можна не вдаватися до таких радикальних методів як видалення дублікатів, а просто позначити клітинки, що повторюються, форматуванням. Для цього потрібно виділити необхідний діапазон (конкретний стовпець або всю таблицю) і на вкладці Основне перейти до Умовне форматування — Правила виділення клітинок — Повторювані значення:
Далі Excel запропонує вибрати варіанти заливки кольорів дублікатів. Крім повторюваних значень, можна також вибрати протилежний варіант — заливку унікальних значень:
#7. Сортування
Перевпорядкувати таблицю допоможе сортування. Можна застосовувати його лише по одному стовпцю або налаштувати багатоступеневе сортування, наприклад, спочатку за номером магазину, а потім — за номером чека. Для цього на вкладці Основне переходимо в Сортувати й фільтрувати — Настроюване сортування:
Далі у новому вікні вибираємо стовпці, у яких потрібно провести сортування:
При цьому можна змінювати порядок сортування від А до Я або від Я до А для текстових виразів, а для числових — за зростанням/зменшенням.
#8. Знайти та замінити
Для пошуку потрібного значення використовуйте комбінацію клавіш CTRL + F. У діалоговому вікні введіть необхідне значення. Враховуйте, що пошук проводиться за точним збігом, тому в запиті не повинно бути зайвих пробілів і символів:
Щоб замінити значення, можна використовувати цю ж комбінацію і перейти на вкладку Замінити в діалоговому вікні, або ж відразу використовувати комбінацію CTRL + H:
Після того, як ви ввели потрібні дані для заміни, потрібно клацнути на Замінити все. Як і в разі видалення дублікатів, Excel повідомить вам, скільки замін було зроблено.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
