Аналізувати дані можна не тільки в Excel — з цим чудово справляються Google Таблиці. Тут можуть працювати відразу кілька користувачів, зручно відстежувати зміни та візуалізувати інформацію.
Head of Operations у Delivery Unit at Uklon Микита Свідло розповідає, як правильно працювати у Google Таблицях.
Яка перевага Google Таблиць
Головний плюс — це онлайн. Google Таблиці можна запустити з будь-якої точки світу та будь-якого пристрою. До них одночасно можуть отримати доступ кілька користувачів. Права кожного налаштовуються окремо.
В Excel також може працювати кілька людей, але це важче. 2–3 користувача підтримуються непогано, але якщо більше — можуть виникнути проблеми. Там немає чіткого ланцюжка, хто, коли та що редагував. Тоді як у Google Таблицях легко простежити коригування і, якщо потрібно, відмотати на момент, коли щось пішло не так.
Ще один плюс Google Таблиць — сумісність з іншими продуктами Google. Ви можете імпортувати дані з Google Analytics або Google Forms. І все це безплатно.
Кому зручно працювати в Google Таблицях
Найчастіше Google Таблиці використовують невеликі компанії та стартапи. Тут можна вести операційну діяльність, аналізувати інформацію щодо трафіку, клієнтів, продуктів, відстежувати статистику.
У великих корпораціях працюють в Excel — він більш стабільний, надійний і захищений, адже до файлу ніхто не має доступу. До Google Таблиці також можна закрити доступ, але вона все ж таки розташована в хмарі, тому доступ до неї отримати реальніше.
Google Таблиці стануть у пригоді різним фахівцям. Інтернет-маркетологи можуть відстежувати тут статистику трафіку та планувати рекламні кампанії. HR-фахівці — збирати відгуки на вакансії та аналізувати фідбеки співробітників. Клієнтський сервіс — вести статистику щодо клієнтів, а фінансисти — вибудовувати звіти з бухгалтерії.
Як інтегрувати Google Таблиці з аналітикою, формами та документами
Google Analytics
З аналітики можна заливати дані до таблиці, для цього потрібно додати спеціальний плагін.
Як це зробити: у меню «Розширення» виберіть «Доповнення» — «Завантажити доповнення» та в списку знайдіть Google Analytics.
Так, всі дані з аналітики імпортуються в таблицю, і ви зможете з ними працювати. Також можна налаштувати, щоб інформація підвантажувалася автоматично.
Google Forms
Через Google Forms можна збирати потрібну інформацію — відгуки на вакансії та відгуки про продукт. А потім інтегрувати все до таблиці.
Як це зробити: у формі відкрийте вкладку «Відповіді» та клацніть на логотип таблиць у верхньому правому кутку.
Так у вас з'явиться таблиця, в яку завантажаться всі відповіді форми. Якщо форма залишається відкритою, всі дані, які до неї надходитимуть, також підвантажаться в таблицю.
Google Docs
У Google Docs можна вставляти графіки з Таблиць Google. І вони оновлюватимуться на всіх сервісах одночасно. Це зручно використовувати у текстових звітах.
Як це зробити: у меню виберіть «Вставити», після — «Діаграма» — «з Таблиць». Там побачите діаграми, які можна додати.
У Таблицях Google є набір безплатних плагінів для колаборації з іншими сервісами Google. Їх можна знайти в меню «Розширення». Не можу виділити найкорисніші, адже кожен має свої завдання.
Типи доступів у Google Таблицях
Є кілька типів доступу:
- тільки для себе
- для окремих користувачів
- для всіх, у кого є лінк
Можна відкрити доступ до таблиці окремим користувачам. Натисніть «Поділитися» та додайте пошти людей, які можуть скористатися таблицею. Попередньо можна вибрати статус кожного — читач, коментатор чи редактор. Після цього на пошту їм прийде лінк на таблицю.
Можна дозволити доступ для усіх, хто має посилання, попередньо обравши, що вони зможуть там робити — переглядати, коментувати, редагувати. Це означає, що таблицю зможуть відкрити усі, хто отримає посилання.
Але ви не можете бути впевнені, що люди не поділяться лінком ще з кимось, тому такий доступ найнебезпечніший.
До того ж, якщо в таблиці ви посилаєтеся на сайт, теоретично його власники можуть побачити лінк у джерелах заходів. Тому відкривати доступ найбезпечніше через пошту.
Як заборонити редагувати окремі ділянки у таблиці
Користувачам з доступом можна заборонити редагувати окремі аркуші, діапазони та клітинки у таблиці. Для цього в меню «Дані» виберіть «Захистити аркуші й діапазони».
Далі — визначте діапазон, який бажаєте захистити.
Або простіше: виділіть кілька клітинок, які хочете захистити, клацніть правою кнопкою миші та виберіть «Захистити діапазон».
Далі вибираєте, хто може редагувати цей діапазон.
Як сортувати та фільтрувати інформацію в таблиці
Сортувати дані можна за абеткою. Якщо у вас числа, вони сортуються від найменшого до найбільшого і навпаки.
Якщо потрібно сортувати певну частину таблиці, виділіть її та в меню «Дані» клацніть на «Відсортувати діапазон».
За допомогою фільтрів можна сховати з таблиці непотрібні дані. Наприклад, у вас у таблиці є інформація щодо трафіку з різних каналів, а ви хочете проаналізувати лише один. Для зручності решту можна приховати.
Як це зробити: відкрийте «Дані» — «Створити фільтр». Далі налаштуйте, як вам зручно. У таблиці можна створювати кілька фільтрів під різні завдання. Усі вони збережуться.
Як працювати у зведених таблицях
Зведена таблиця допомагає спростити великі простирадла інформації та візуально структурувати дані.
Припустимо, у вас є звіт на замовлення з джерелами, звідки ви залучили клієнтів. Це полотно цифр у тисячу рядків, у якому важко розібратися. Зведена таблиця вирішить цю проблему — у ній можете подивитися, що вам потрібно. Наприклад, найрезультативніші джерела.
Як це зробити: відкрийте меню «Вставити» та «Зведена таблиця».
У вас відкриється чистий аркуш, і там ви можете додати потрібні рядки та стовпці. Так усі значення підсумуються і ви отримаєте наочну таблицю.
Декілька правил роботи в зведених таблицях:
- у «шапці» основної таблиці не повинно бути пробілів — обов'язково вкажіть назви.
- в основній таблиці не повинно бути об'єднаних клітинок.
- у колонках не повинно бути перемішаних значень — цифр із текстом. Інакше зведена таблиця не зрозуміє, як на це агрегувати.
Як візуалізувати дані
У зведеній таблиці можна створити діаграму. Відкрийте меню «Вставка» та виберіть «Діаграма». Після цього в цьому файлі з'явиться графік ваших даних.
За допомогою редактора, який з'явиться праворуч, ви можете вибрати її вигляд і прибрати зайві значення. А у розділі «Додатково» — змінити стиль, колір, шрифт.
Якщо вам потрібно візуалізувати динаміку, наприклад, з продажу, то можна створити графік в одній клітинці поряд. Це називається спарклайн та вставляється за допомогою формули SPARKLINE.
У Google є сервіс для візуалізації даних Data Studio. Він використовується для складніших завдань. Наприклад, з його допомогою можна будувати дашборд, що покриває ледь не весь бізнес. Дані до нього також підвантажуються з таблиць.
Які формули використовувати в Google Таблицях
У Таблицях Google, як і в Excel, є формули для обробки даних. Усього їх близько 400, всі можна подивитися за посиланням.
Ось декілька, з якими обов'язково потрібно познайомитись:
#1. SUMIF — дозволяє підсумовувати за критерієм. Якщо прописати її як формулу масиву, то вона підсумовуватиме більш ніж за одним критерієм.
#2. IF — повертає значення залежно від результату логічної перевірки: що робити, якщо умова виявиться істинною або хибною.
#3. QUERY — може замінити багато функцій, якщо правильно її використовувати.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
