Для корпорацій типу Chanel, Wolksvagen чи Google глобальна мобільність — звична справа. Сотні людей щороку переїздять працювати на тривалий термін в інші країни, щоб налагодити виробничі лінії або поділитися експертизою з локальними офісами.
В Україні налагоджена функція глобальної мобільності в компанії — це все ще виняток, а не правило. Багато українських компаній на початку повномасштабної війни отримали досвід релокації. Проте лише незначний відсоток з них зараз мають окрему функцію глобальної мобільності, що працює злагоджено та системно, за чіткими, прозорими політиками та процесами.
Ольга Рогатинчук (крім викладання в Laba) очолює відділ Global Mobility в одній з найбільших IT-компаній України. Її досвід роботи з релокацією — понад 8 років. Вимірювати його можна країнами — їх кілька десятків, або ж опрацьованими запитами на релокацію — їх тисячі.
Для Laba експертка розповідає, навіщо компанії окремий спеціаліст із глобальної мобільності та які навички — must для ролі. А також чому глобальна мобільність — це набагато більше, ніж просто купити квиток на літак в один кінець або отримати робочу візу.
Коли компанії потрібен окремий спеціаліст або цілий відділ Global Mobility
Зазвичай відділи Global Mobility або окремі спеціалісти є в міжнародних компаніях. Незалежно від того, чи це IT, чи FMCG, якщо бізнес працює на кількох ринках та має потребу в релокації співробітників — він уже потребує окремого Global Mobility спеціаліста.
Глобальна мобільність — це здатність компанії переміщати працівників по всьому світу. Мовою бізнесу — один з інструментів професійного зростання, залучення, утримання талантів та диверсифікації людського капіталу.
У великих компаніях глобальна мобільність — це зазвичай окрема функція та окрема команда в структурі HR. Але на початковій стадії займатися релокуванням працівників може й HR Generalist, і HR Operations, і People Partner. Інколи релокацією може займатися відділ, що організовує відрядження.
Коли релокантів/локацій стає більше, а допомога з переміщенням потрібна в більшому обсязі, тоді для цієї роботи є сенс виділити окремого спеціаліста, який буде контролювати всі процеси, забезпечувати розробку політик та дотримання законодавства.
Коли релокантів уже сотні, а країн десятки — тоді необхідно донаймати більше людей та формувати відділ глобальної мобільності, що працюватиме у вертикалі HR.
Релокація — це не квиток в один кінець. Повний цикл процесів глобальної мобільності містить і репатріацію, і підтримку під час роботи за кордоном, і подовження віз та дозволів на працю, і локалізацію.
Глобальна мобільність — це системна і тривала робота в умовах, що постійно змінюються. Наприклад, компанія релокувала працівника в Польщу, минуло три роки, його дозвіл на роботу завершується, але потрібно, щоб спеціаліст ще рік залишався там і виконував свої робочі завдання. Щоб цей процес пройшов гладко, а всі вимоги законодавства були дотримані, нам потрібно щонайменше за 3 місяці ініціювати процес подовження візи та/або дозволу на працю.
5 цінностей, які Global Mobility спеціаліст приносить компанії:
#1. Наймати найкращі таланти. У сучасному світі працівники все більше шукають можливості подорожувати й працювати за кордоном, залишаючись зі своїм роботодавцем. Можливість релокації в іншу країну посилює EVP компанії та дає конкурентну перевагу в залученні найкращих талантів з унікальною експертизою.
#2. Утримувати найкращих працівників. Глобальна мобільність може бути стратегічним інструментом, щоб утримувати таланти. Але приймаючи рішення про релокацію, важливо якісно оцінити бізнес-потреби та цілі компанії, зацікавленість працівника, його навички та компетенції, а також особисте й сімейне становище.
#3. Розвивати таланти й лідерів компанії. Можливість проживати й працювати в іншій країні може не лише підвищити залученість, сприяти розвитку скілів, розширити професійну мережу працівника. Це також бекграунд, який цінують на ринку праці. Зокрема одна з вимог багатонаціональних компаній до людей на керівних посадах — це міжнародний досвід.
#4. Масштабуватися та розвивати бізнес швидше в новій країні. Коли компанія виходить на новий ринок або відкриває завод/офіс в іншій країні, може виникати потреба в релокації ключових працівників, щоб налагоджувати процеси та практики, поширювати корпоративну культуру. У такому випадку переїзд команди з головного офісу прискорить розвиток бізнесу в новій локації.
#5. Забезпечувати проєкти спеціалістами. Глобальна мобільність може бути інструментом кадрового забезпечення проєкту. Наприклад, проєкт має реалізуватися на території певної країни, але конкретної вузької експертизи в цій країні немає. Тоді компанія може релокувати потрібних спеціалістів з інших своїх локацій, у такий спосіб забезпечивши проєкт необхідними компетенціями.
Три зони відповідальності Global Mobility
#1. Працівник, який релокується
Основна мета спеціаліста з глобальної мобільності — забезпечити якнайкращий relocation experience — без стресу, прозоро та сплановано. Оскільки процес релокації є комплексним та інколи тривалим (від 1 до 8 місяців), фахівець із глобальної мобільності є основною контактною особою для релоканта. Його завдання в тому, щоби працівник, який релокується, отримав повну підтримку та відповіді на всі запитання: від «Який найшвидший та оптимальний процес отримання візи та дозволу на працю?» та «А що з податками?» до «Яку школу обрати для дитини?».
#2. Менеджер, чий підлеглий релокується
Релокація — це інвестиція з боку компанії. Якщо йдеться про організацію переїзду з України в Сінгапур, то для бізнесу витрати збільшуються у 2–3 рази. Чому? Різниця в ринкових зарплатах, умовах компенсацій, закріплених у трудовому законодавстві, вартості місцевих обов’язкових пільг. Сюди також потрапляють витрати, пов’язані з релокаційним пакетом (зокрема вартість віз та дозволів на працю, квитків, страхування, тимчасове проживання в готелі тощо).
Наприклад, щоб отримати EU Blue Card (дозвіл, який дозволяє працювати в Німеччині, надається висококваліфікованим фахівцям з країн, що не входять до ЄС) — мінімальна зарплата працівника має бути щонайменше в 1,5 раза вищою за середню зарплату в Німеччині. Або 1,2 раза для певних професій станом на момент оформлення EU Blue Card.
Одним із ключових фокусів роботи спеціаліста з глобальної мобільності є співпраця з менеджером або керівником працівника, що планує релокуватись. По-перше, щоб розрахувати повну вартість такої релокації та з’ясувати її вплив на бюджет або прибутковість компанії.
Також важливо проконсультувати керівника щодо тривалості процесу релокації, особливостей певної локації, зокрема щодо вимог трудового законодавства, умов звільнення (якщо такий випадок настане) тощо.
Важлива частина взаємодії з керівником — узгодження таймлайнів. Може здаватися, що релокацію можна спланувати за місяць, але це не так. Перемістити спеціаліста до Польщі до війни займало 2–3 місяці. У Канаду, теж до війни, — 6–8 місяців, і це лише міграційний процес. З початком війни певні країни ЄС запровадили особливий правовий режим, як-от тимчасовий захист для українців. Це суттєво спростило процес легалізації за кордоном та скоротило процес релокації до 1 місяця. Важливо будувати правильні очікування в менеджера та клієнта проєкту, щоб усі домовленості були в силі та виконувалися вчасно.
#3. Compliance для компанії
Глобальна мобільність — це комплаєнс-функція. Вкрай важливо, щоб релокація відбувалася в рамках міграційного, податкового, трудового законодавства. Інакше можуть бути штрафи, репутаційні наслідки — або навіть ваша компанія опиниться в чорному списку посольства якоїсь із країн.
Як виглядають типові завдання Global Mobility спеціаліста
Крім взаємодії з працівником та менеджером спеціаліст із глобальної мобільності активно комунікує з іншими підрозділами. Зокрема це HRBP, команда виплат зарплат, команда Total Rewards, IT-відділ, фінанси та бухгалтерія, юристи, локальні HR-спеціалісти або підрядники, які допомагають адаптуватися в країні релокації.
Наприклад, потрібно організувати переїзд до Австралії, а віддалено координувати пошук житла або, скажімо, проходження процедури місцевих реєстрацій є неможливим. При цьому місцевого HR-спеціаліста ще немає. В такому випадку ми зазвичай можемо делегувати подібні активності підрядникам.
Є частина роботи, яку спеціалісти з глобальної мобільності виконують системно. Зокрема ми:
- Щодня взаємодіємо з менеджерами та працівниками, які релокуються.
- Описуємо політики та процеси. Наприклад, релокація з України в Сінгапур буде дуже відрізнятися від переїзду з Польщі до США. Ми складаємо політики та описуємо процеси, щоб усе було прозоро для всіх стейкхолдерів.
- Адвокатуємо послідовне виконання політик та практик, щоб не було ситуацій, в яких ми комусь при релокації даємо одні умови, а комусь — інші.
- Аналізуємо ринок, щоб наша пропозиція була конкурентною, а релокаційний та мотиваційний пакет залишався привабливим.
- Працюємо з базами даних, а саме — відстежуємо зміни податкового, міграційного, трудового законодавства та внутрішніх корпоративних політик, щоб забезпечити повну сумісність і максимальну взаємодію. Це дуже важливий аспект, що дозволяє запобігти порушенню законодавства та створенню ризиків як для працівника, так і для компанії.
- Взаємодіємо з глобальними підрядниками (релокаційними та міграційними, Big 4 тощо), акцентуючи на забезпеченні максимальної якості послуг у будь-якій країні світу.
Які hard skills потрібні, щоби працювати в Global Mobility
Глобальна мобільність — це дуже динамічно. Тут ніколи не сумно. Ви ніби робите те саме, але постійні зміни, виклики та потреба виходу в нові країни роблять це мисленнєвою, а не операційною та рутинною роботою.
Треба шукати рішення в складних та змінних умовах. Чим більше країн, тим більше складність і комплексність. І чим більше кейсів, тим більше ви сприймаєте роботу стратегічно, як окрему програму: скільки ми перемістили, дорого нам чи ні. Це вже ціла система й машина, яку можна оптимізувати або доповнювати новими комбінаціями країн.
З досвіду я для себе виділяю такі харди:
- Знати й розуміти основи та концепти податкового, трудового, міграційного права
- Вільна комунікативна бізнес-англійська
- Основи Total Rewards
- Розуміння HR-процесів
Які soft skills потрібні для роботи в Global Mobility
- Аналітичні скіли
Кожен кейс релокації унікальний. Хтось переїздить із дітьми, хтось — не відповідає критеріям візи або дозволу на працю (наприклад, невідповідність освіти працівника вимогам для отримання візи), і нам треба шукати інший міграційний флоу. Здатність аналізувати обмеження та знаходити рішення дуже важлива. - Комунікація, переговори, навички роботи в кросфункційних командах
Це наше все. Релокація — складний процес тривалістю від кількох місяців до року, і впродовж цього часу потрібно, щоб усі стейкхолдери розуміли прогрес та вчасно підхопили свою ділянку роботи. - Проактивність
Ми працюємо в рамках законодавства та корпоративних політик. І те, і те має властивість змінюватися. Крім того, є інші ризики: наприклад, релокована людина може захотіти звільнитися. При цьому і в Європі, і в Україні ви не можете цього заборонити, це буде протизаконно.
Однак компанія інвестувала кошти в релокацію такого працівника і має діяти проактивно та спонукати його залишитись. Йдеться не про укладання злісних контрактів про відшкодування витрат, які залякують і порушують довіру, а про цілий комплекс дій, які мотивуватимуть людину залишатися в компанії за власним бажанням.
А щоби бізнес не постраждав суттєво, якщо працівник все ж таки вирішить залишити проєкт, ми проробляємо попередню роботу з менеджером: розраховуємо вартість релокаційного процесу, продумуємо альтернативні та менш коштовні варіанти. Проактивна робота на початку мінімізує ризики впродовж усього циклу глобальної мобільності. - Управління ризиками та змінами
Останні кілька років навчили, що критично важливо швидко підлаштовуватися під обставини. COVID-19 вплинув на глобальну мобільність — неможливо було літати, треба було дбати не лише про візи, але і про умови в’їзду та зокрема місцевих вимог карантину. У Сінгапурі, наприклад, необхідно було пройти карантин 21 день. І це ми теж мусили планувати, бо люди їдуть працювати, а не сидіти вдома.
Взагалі починати процес релокації в одних умовах, а завершувати — в зовсім інших — це звичайна історія з життя спеціаліста з глобальної мобільності. Саме тому нам потрібно мати всі ці софт-скіли.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
