Коли компанія маленька, можна спробувати тримати важливі HR-дані в Excel. Якщо кількість людей в організації зростає — починаються проблеми. Зарплати, податки, відпустки та бюджет на «плюшки» складно рахувати в таблицях, а відповіді на типові запитання «зʼїдають» весь час HR-відділу. Водночас, за даними SHRM, 16 із 21 найпоширеніших HR-процесів можна майже повністю автоматизувати.
У Laba Global — команда з 700+ людей по всьому світу, і завдяки автоматизації все працює без хаосу. HRBP Lead Юля Классен поділилась, як ми налаштували HR-процеси та які ідеї кожна компанія — від невеликого стартапу до ентерпрайзу — може взяти собі.
Як автоматизували HR-процеси в Laba: було/стало
Традиційно база кандидатів, їхні профілі, вакансії, воронка рекрутингу, листи, профілі спеціалістів та графіки відпусток зберігалися в різних файлах, таблицях і CRM-системі. Але темпи зростання команди дуже швидко підвищувались — наприклад, за минулий рік тільки в Україні команда збільшилась на 150 людей. Восени 2022 ми зрозуміли, що потрібна HR-система, оскільки робили багато помилок у таблицях, — і почали впроваджувати Zoho People.
Це був челендж — перевчити людей та перейти з табличок на комплексну HR-систему. Пройшло пів року, в процесі яких ейчари буквально «продавали» Zoho People і змушували людей заповнювати свої профілі. Зараз у нас автоматизовано максимум HR- та рекрутинг-процесів, а рутинні завдання не «зʼїдають» час.
У компанії є дві частини автоматизації: технічна (власне автоматизація) і процесна (систематизація). Технічна полягає в тому, щоб обрати інструмент, який максимально покриє наші потреби. Тому спочатку ми проводимо опитування серед HR та інших команд — чого їм бракує, як ми могли б спростити процеси, зробити роботу зручнішою за допомогою інструментів та сервісів. Використовуємо для цього опитувальники, які розсилаємо у Asana та Slack.
Після вибору й налаштування інструменту People Partner або HRBP прописує мануали, гайдлайни, політики та чеклисти для HR-команди, а також політики для лінійних фахівців та менеджерів.
Наприклад, якщо впроваджується оцінка «360°», то для команди пояснюємо, для чого цей інструмент. А для менеджерів — що робити з результатами.
Сьогодні Laba Global — це HR-відділ з 36 фахівців, команда понад 700 людей та офіси у 8 країнах. З інструментів ми зупинились на:
- Zoho People — сore HR-система, яку ми використовуємо як базу спеціалістів та платформу для ейчар-процесів: онбордингу, офбордингу, закриття випробувального терміну, оцінки «360°» і заявок на наймання. Це також наша база для HR-політик.
- Power BI — аналітика. Ми трекаємо рівень плинності, ранньої плинності, відсоток закриття випробувального, як наші колеги ходять у відпустки. Так само є дашборди з рекрутингу.
- Workable — CRM-система для рекрутерів. Вона разом з HR-системою Zoho People інтегрується з нашим таск-менеджером Asana та корпоративним месенджером Slack.
- Slack — тут ми комунікуємо тет-а-тет і в групах, ділимося файлами та посиланнями. У сервісі також можна легко пропінгувати колег за допомогою тегів, щоб швидко отримати відповідь.
- Asana — таск-трекер для організації роботи, відстеження прогресу й закриття цілей. Тут зручно розділяти великі плани на малі та зрозумілі таски. Крім того, можна побачити, наскільки завантажений день, і відсортувати завдання в зручному порядку.
- LaPaw — чат-бот у Slack для перевірки балансу на бенефіти, FAQ, отримання доступу до корпоративних сервісів, подання заявки на компенсацію витрат, які передбачені компанією.
Усі сервіси обʼєднані між собою, вони не працюють ізольовано. Наприклад:
Випробувальний термін новачка закривається в Zoho People, ейчару також надходять сповіщення в Asana та Slack-боті про те, що необхідно призначити з фахівцем 1:1 за результатами роботи.
7 порад для автоматизації ейчарингу від Юлі
#1. Виділіть кошти на навчання фахівців, відповідальних за автоматизацію
Якщо в компанії є HR-спеціаліст, який добре орієнтується в Slack, Asana, Jira, Google-таблицях (або зацікавлений в тому, щоб розібратися) — рекомендую віддати його на курси з автоматизації. Це швидко окупиться, адже в майбутньому завдяки використанню правильних інструментів ви зможете зекономити багато часу та уникнете помилок.
#2. Змінюйте інструменти й відмовляйтесь від того, що не працює
Раніше ми використовували Zoho для базових HR-процесів у Laba Global. Але з часом зрозуміли, що сервіс не покриває всі наші потреби. Наприклад, ми надаємо команді великий пакет бенефітів. Людина заповнювала заявку в Zoho, щоби People Partner міг вручну перевірити, скільки в неї залишилося бюджету на спорт, медицину та інші «плюшки». Це займало близько 3 годин на тиждень.
Тоді ми проговорили з аналітиками про те, як можна автоматизувати цей процес. Виявилося, що в Zoho немає такого функціонала й потрібно інтегрувати додаткове рішення. Тоді ми розробили чат-бот LaPaw в Slack — це француз-єнот, який допомагає фахівцям знайти потрібну інформацію, містить розділ з бенефітами та підтягує суму, яка лишилася в людини на балансі.
Там також можна залишити заявку на компенсацію: прописати деталі, суму, дати посилання на сервіс/курс/спортзал, яким користувався, і додати скриншот оплати. Заявку затверджує People Manager, тепер цей процес займає не більше ніж 30 хвилин на тиждень.
#3. Автоматизуйте онбординг
26% новачків йдуть з компаній, в яких погано налаштований процес онбордингу та навчання. При цьому вони виконують 54 різні дії під час онбордингу (підписання контракту, адміністративні та інші повторювані завдання). Без автоматизації це віднімає час як HR-відділу, так і новачка.
Автоматизація може оптимізувати процеси преонбордингу, онбордингу та навчання. Можна розробити гейміфікований додаток: наприклад, у Deloitte це онлайн-гра на тему зомбі-апокаліпсису для аналітиків. Контент поділений на модулі, і наприкінці кожного новачки отримують код, який дозволяє розблокувати наступний рівень. Програма прокачує навички консультування та розробки софту.
Раніше компанія використовувала формат відеоігри, яка починалася зі сцени в аеропорту. Новачкам потрібно було вибрати між Пекіном, Шанхаєм чи Гонконгом. А потім — «долетіти» до цього міста, поспілкуватися з колегами у віртуальному офісі Deloitte, дізнатися про корпоративну культуру компанії, конфіденційність та інтернет-етикет.
#4. Автоматизуйте моніторинг настрою
Наприклад, людина приходить в офіс, логіниться в систему — і їй приходить опитування на 1–2 хвилини:
— Як твої справи сьогодні?
— Як ти почуваєшся?
— Чи мотивують тебе сьогоднішні робочі завдання?
Можна впровадити систему, щоб фахівець натискав на смайлик, який відображає поточний настрій, а також мав можливість написати коментар до цієї емоції. Усі дані ейчар відстежуватиме в HR-системі та зможе аналізувати їх за певний період.
Ейчару або власнику бізнесу такий підхід дає контекст: чи вмотивовані люди сьогодні? Як, наприклад, на них вплинули нічні обстріли? Або загалом дозволяє отримувати інсайти по різних командах чи країнах. Проте важливо не лише збирати фідбек, але й працювати з ним.
Наприклад, ви виявили, що команда почувається пригнічено після нічних обстрілів. Можна перенести сьогоднішній загальний зум або запропонувати скорочений робочий день.
#5. Налаштуйте анонімні опитування
Наприклад, можна запустити чат-бот із функцією «Висловитися». Колеги можуть запропонувати цікаві ідеї або розповісти про те, що «накипіло».
Загалом я раджу рухатися до того, щоб зробити більшу частину опитувальників не анонімними. Фахівці не готові, особливо в деяких країнах, відкрито ділитися своєю думкою.
Наприклад, за досвідом Laba Global, у Туреччині люди не такі відкриті й прямолінійні, як в Україні. Ми звикли казати одразу «в лоба», а вони ще кілька разів перепитають, чи точно можна висловлювати свою думку з приводу нововведення, менеджера, колеги, чи не вплине це на подальшу роботу або комунікацію.
В Чехії — аналогічна ситуація. Це маленька країна, вони між собою наче друзі. Інколи це створює проблеми в отриманні фідбеку: ви не можете сказати людині в обличчя, що вас турбує або що можна було б покращити.
#6. Обʼєднайте на одній платформі knowledge bases
У компаніях часто бази знань для різних відділів розкидані по різних інструментах: у когось вони розміщені в Google, у когось — у Jira або Notion. Я рекомендую перевести всі корпоративні політики, інструкції та корисні матеріали на одну платформу і зробити їх відкритими для всіх спеціалістів.
#7. Автоматизуйте офбординг та exit-interview
Люди йдуть, і це неприємна правда життя ейчарів. Головне — забезпечити safe space, щоб фахівець міг поділитися тим, що накипіло (якщо таке є) і пішов з максимально позитивною думкою про компанію. Крім того, людина може повернутися через деякий час. Можливо, її звільняють через брак певних навичок, але за рік вона прокачає скіли та повернеться на ту саму чи навіть вищу посаду.
У Laba менеджер на етапі звільнення фахівця заповнює заявку в Zoho, додаючи деталі: коли в людини останній робочий день, яка причина розставання, etc. І дає корисні коментарі People Partnerʼу.
Тоді ж у чаті ейчарів у Slack зʼявляється повідомлення, де вказано всі деталі: скільки людина працювала, хто її менеджер, коли останній робочий день. Ми проводимо Exit-опитування, а результатами ділимося з менеджерами та складаємо action plan: що можна покращити, щоб зменшити плинність і зробити роботу комфортнішою для всіх.
Що робити, якщо команда проти змін
Зазвичай люди радіють невеликим змінам (наприклад, автоматизації процесу бронювання кімнат для мітингів), а масштабні (зміна HR-системи) — саботують. Я раджу разом із PR- або комунікаційними менеджерами вирішувати, як «продати» нову ідею колегам. Потім — йти до менеджерів, які прокомунікують зміни зі своєю командою у форматі one-to-one чи спільних зустрічей. Перед цим:
- Підготуйте ефектну презентацію, щоб команди розуміли, для чого потрібні зміни та куди все рухається.
- Фокусуйтесь на позитиві: перевагах та вигодах змін. Наголосіть, що нікого не звільнять через автоматизацію. Крім цього, за потреби можна відкотити якісь процеси або змінити інструмент, адаптувавши його під потреби компанії чи команди.
- Впроваджуйте трансформації поетапно, спілкуйтеся з менеджерами команд і швидко реагуйте на зміни.
- Встановіть метрики та системи оцінки, щоб відстежувати проміжні результати, звітуйте.
Найкращий варіант — коли анонс про зміни в компанії виходить від CEO чи когось із топменеджменту. Тому намагайтеся отримати схвалення від щонайменше одного топменеджера, а ще краще — залучитися підтримкою принаймні 10% амбасадорів компанії.
👹 Міфи про автоматизацію HR-процесів, які заважають почати працювати ефективно
Gartner прогнозує, що 70% компаній впровадять автоматизацію процесів до 2025 року. І все ж існує багато шкідливих міфів, у які вірять компанії, продовжуючи витрачати час на повторювані завдання.
Міф 1: «Автоматизація — це чарівна кнопка для всіх завдань, повʼязаних з ейчарингом». Власники бізнесу потрапляють у пастку, думаючи, що один раз усе налаштують — і HR-відділ буде не потрібен. Але так не працює. Автоматизація — це можливість передати системі ті завдання, які ви робите вручну, відмова від рутинних функцій на користь стратегічних та креативніших задач.
Проте є функції, в яких автоматизація неможлива або малоефективна — наприклад, у програмах розвитку. Звичайно, є готові шаблони та сервіси, через які фахівець може залишити заявку на цікавий для себе курс, — проте все одно потрібен L&D-менеджер або ейчар, з яким потрібно обговорити питання навчання та бюджету.
Або є делікатні питання — до прикладу, фахівця мобілізують і потрібна допомога в купівлі екіпірування та бронювання робочого місця. Або людина вигоріла і просить дозвіл на сабатікал. Машина з такими питаннями (принаймні поки що) не впорається.
Міф 2: «Щоб зробити автоматизацію, потрібна велика HR-команда». Так, з великою командою та аналітиками шлях буде швидшим та якіснішим. Вони зможуть обмінюватися досвідом, бачити помилки, «вписувати» HR-процеси в загальну архітектуру даних. Наприклад, у Laba Global в автоматизацію HR-процесів залучені HRD, HRBP, People Operations Specialist, Business & Data Analytics, People Partners.
Проте вам точно не потрібно багато залучених, якщо у вашій компанії команда з 10 людей. Тим паче зараз розробники рішень для автоматизації ставлять собі за мету випускати такі сервіси, в яких кожен зможе швидко розібратися і самостійно налаштувати їх під себе.
Міф 3: «Автоматизація — це дорого». Витрати на неефективні робочі процеси сягають 20–30% річного доходу компанії, що зазвичай набагато більше, ніж інвестиції в автоматизацію HR-процесів.
Міф 4: «Автоматизація потрібна компаніям від X людей». Скільки б фахівців не було в організації, без автоматизації вам буде важко зростати. Тому я прихильник такої ідеї: як тільки в компанії зʼявляється HR-спеціаліст, потрібно починати поступово автоматизувати окремі процеси — або ж пізніше ви витратите значно більше ресурсу, щоби «перевчити» людей.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
