Співзасновник і керівний партнер в агентстві Netpeak Андрій Чумаченко веде телеграм-канал Sad But True. Ділиться думками про маркетинг, бізнес, роботу в команді.
Публікуємо декілька його порад, як ставити завдання та контролювати їх виконання.
Як правильно ставити завдання
Припустимо, що завдання звучить так: «Запусти нову послугу». Тоді кожен працівник має аж три варіанти виконати її:
#1. Мінімально
Зробити все буква в букву і формально завершити завдання. Послуга буде запущена, але без дослідження, ціноутворення, розуміння, хто і що робитиме, інформації відділу продажу та маркетингу про те, як і кому її продавати.
#2. Максимально
Підійти до завдання з величезним інтересом та купою енергії. Провести багато досліджень, поспілкуватися з багатьма іншими компаніями, сформувати десяток моделей ціноутворення, провести кілька зустрічей усередині компанії, зробити презентації під кожну потенційну цільову аудиторію.
#3. Правильно
Десь посередині між першим та другим варіантом — із ресерчем 5–7 компаній у сегменті, зрозуміло розписаним концептом, однією презентацією та спільною зустріччю, на якій донесено ключові меседжі з продажу послуги.
Якщо ви ставите завдання на працівника і не впевнені, що він знає, як правильно його виконати (наприклад, ніколи раніше такого не робив), використовуйте чек-лист — нумерований список кроків, які потрібно пройти, щоб досягти результату.
Лінуєтеся все розписувати? Готуйтеся до результатів №1 та №2. Лінуйтеся розписувати зараз — дороблятимете потім.
Навіщо «пушити» працівників
У сучасних автомобілях є багато нав'язливих повідомлень: не забудь пристебнутися, закінчується омивач, настав час заправитися, впав тиск у шинах.
Коли будь-яке з таких повідомлень починає пищати, його складно проігнорувати. Якщо ви усвідомлена людина, то не шукаєте можливості обійти систему. Ви пристібаєтесь, заливаєте омивач і підкачуєте колеса.
Аналогічно з робочими завданнями: нагадувати, пушити та повідомляти — важлива штука, яка дозволяє досягати результату швидше, ніж просто один раз сказати та забути. Ваші пріоритети — завжди тільки ваші пріоритети. Але майже ніколи не пріоритети того, від кого потрібно досягти результату.
Весь бізнес-контент у зручному форматі
Як оцінити час на завдання
Спочатку здається, що правильно оцінити час, необхідний на виконання будь-якого завдання, — неможливо. Трохи пізніше виявляється, що це справді так.
Оцінка кожного завдання — як захист диплома. Працівник каже, скільки годин планує витратити на виконання, а керівник погоджується чи просить переконати його, що потрібна саме така кількість часу.
При такому «захисті» (якщо він влаштований правильно, а не робиться для галочки, і якщо керівник розуміється на тому, що робить працівник) — оцінка часу справді має сенс.
Люди оцінюють свою роботу по-різному. Хтось завищує планку та набирає купу завдань, визначаючи на кожне в рази менше часу, ніж на нього потрібно витратити. Хтось, навпаки, перестраховується та закладає у кожне завдання час на форс-мажори і «на подумати».
Хороший керівник повинен ставити правильні запитання:
- чому на виконання цього завдання тобі потрібно Х годин?
- давай ще раз перечитаємо умови завдання та визначення його виконання — ти впевнений, що все правильно зрозумів та врахував?
- якщо ти робиш таке завдання вперше, чи ти заклав час на ознайомлення?
Завжди добре, коли є декілька працівників, які виконують однотипні завдання. Вони можуть разом оцінювати кожне та виставляти середній час. Знову ж таки, не без участі керівника.
Як перевіряти завдання
Займаючись менеджментом і виконуючи власні завдання, неможливо постійно перевіряти роботу всіх людей у команді. І справа не в тому, що працівникам властиво працювати гірше, коли їх не контролюють, а в тому, що при великому потоці завжди є помилки та забуті завдання.
Мій підхід виглядає приблизно так: у календарі щотижня закладаю час на перевірку завдань. У команди постійна кількість завдань тримається приблизно у межах 1100-1500 штук, перевіряти всі неможливо.
Щоби знаходити помилки у поточних завданнях, введені щотижневі спринти, тимліди, регулярна звітність тощо.
А щоби знайти те, що пропускають тимліди, я налаштував купу фільтрів за завданнями команди. Зазвичай кожен фільтр видає від 5 до 30 завдань, тому переглянути їх легко.
Є чотири основні фільтри, які я перевіряю регулярно:
#1. «Червоний фільтр» — завдання, у яких закінчився дедлайн, і виконавець не запросив перенесення дедлайну на новий термін. Тут або завдання ось-ось буде виконано, або про нього забули.
#2. «Зелений фільтр» — завдання, які виконані виконавцем, але не завершені постановником. Або постановник «забив» на завдання (отже, результат йому не важливий і час на виконання витрачено даремно), або забув змінити статус.
#3. «Сірий фільтр» — завдання, які відклали до найкращих часів. Тут я перевіряю тільки нові таски на предмет того, чи дійсно їх потрібно відкласти, чи це просто зручний спосіб не робити завдання зараз.
#4. «Помаранчевий фільтр» — завдання в різних статусах без активності за останні 30 днів, які поставили понад два квартали тому. Тут часто валяються завдання, що втратили актуальність чи ті, для виконання яких мляво «щось» робиться.
Зазвичай на перевірку всіх фільтрів у мене йде година і жодного разу не було такого, щоб я знайшов менш як п'ять завдань, для яких потрібно внести корективи.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
