Приемы тайм-менеджмента из книги HR-директора Johnson & Johnson | Бизнес-школа Laba (Лаба)
Журнал

Поиск

Планируйте неотложные дела только на половину рабочего дня

Приемы тайм-менеджмента из книги HR-директора Johnson & Johnson.

cover.plan-60477a871f791548311326.jpg

Не существует графика работы, который подходит для всех. Кто-то более продуктивен с утра, а кто-то — перед сном. Одному комфортно решать рабочие вопросы в очереди к стоматологу, а другой из-за стресса не может сосредоточиться. Поэтому, чтобы выстроить собственную систему тайм-менеджмента, нужно проанализировать, когда и как удобно работать лично вам. 

Об этом в книге «Тайм-менеджмента нет! Психология дружбы со временем» пишет HR Director российского филиала Johnson & Johnson, бизнес-тренер Светлана Иванова. 

На основе книги составили чек-лист, как выстроить график, который будет для вас оптимальным. 

#1. Определите, когда у вас пик эффективности

У каждого человека есть отрезки времени, когда он более продуктивен, и наоборот — когда сложно заставить себя что-то сделать. 

Одни готовы сворачивать горы зимой, но летом теряют концентрацию из-за жары, а другие — наоборот. Кто-то максимально активен во время «завала», а у кого-то такие ситуации вызывают панику. 

Проанализируйте, в какие моменты вам лучше работается, и планируйте самые важные дела именно на это время. А простые задачи (например, просмотр почты или переписку) перенесите на период, когда вы менее продуктивны. 

Светлана Иванова пишет: приезжая в офис, она первые два часа, на свежую голову, общается с сотрудниками. А в свое самое продуктивное время — с 12 до 14 — занимается стратегическими вопросами и аналитикой. 

Ближе к вечеру назначает интервью с кандидатами, а в конце рабочего дня разбирает почту и отвечает на сообщения.

#2. Посчитайте, какую часть рабочего времени вы можете контролировать 

Автор книги делит все рабочее время на «запланированное» и «стихийное». «Запланированное» — то, которое вы выделили на решение конкретной задачи, и вас никто не отвлекает. Только от вас зависит, чем вы будете заняты в это время. Например, вы бухгалтер, пишете отчет и попросили до обеда вас не беспокоить. 

«Стихийное» — когда приходится решать ситуативные вопросы, отвечать коллегам, ходить на встречи и принимать звонки. Это время, когда вам сложно предсказать развитие событий. Например, если человек должен прийти к вам на собеседование, а вы не знаете, опоздает ли он и сколько продлится разговор. 

Посчитайте, сколько часов в день у вас занимают «запланированные» вопросы, а сколько — «стихийные». И в зависимости от этого расписывайте свое рабочее время. 

К примеру, в пятницу вы обычно получаете очень много звонков от клиентов, а по понедельникам их почти нет. Значит, на начало недели можно наметить стратегические задачи, а пятницу максимально разгрузить. 

Если расписать неотложные важные дела на весь день, вы точно чего-то не успеете.

Количество «запланированного времени» можно увеличить, если отключить уведомления мессенджеров, поставить телефон на автоответчик и попросить коллег не заходить в кабинет, например, до 12. Тогда вы сможете сосредоточиться на конкретном вопросе. 

#3. Проанализируйте: вы многозадачны или однозадачны

Есть люди, которые способны сосредотачиваться только на одном занятии. В режиме многозадачности они теряют продуктивность. Другие же, наоборот, экономят время за счет того, что могут «запараллелить» два-три несложных дела. 

Определите, к какому типу людей вы относитесь, и планируйте время соответственно. 

«Раньше я могла попросить подчиненного, который составляет письмо клиенту, параллельно ответить на сообщение в мессенджере. И не понимала, что здесь такого, потому что сама легко переключаюсь между несколькими задачами. Потом выяснила: некоторым людям важно делать только одно дело, иначе они выполнят плохо оба», — пишет Светлана. 

Если вы многозадачны, решайте несколько вопросов сразу: один легкий, один сложный. Например, проверяйте почту, пока продумываете стратегию. Так можно вносить в календарь разные задачи, намеченные на одно и то же время. Или вообще не планировать проверку почты, делая это понемногу в течение дня. 

Если вы однозадачны — расписывайте рабочий день с учетом того, что выполняете только одно дело в определенный срок и ничто вас не отвлекает. В таком случае планируйте даже мелкие задачи и выделяйте на них конкретное время. 

#4. Разберитесь, комфортно ли вам выполнять монотонную работу 

Одним людям нравится долго решать стандартный набор задач. Например, они без напряжения могут оформить 20 похожих документов подряд. Другим нужно постоянно переключаться, рутина их раздражает. 

Люди, которые не против монотонности, могут планировать свое время так, чтобы выполнить зараз крупную однородную задачу — например, свести большую аналитическую таблицу. 

Людям второго типа лучше разбивать такие дела на блоки и чередовать их с чем-то другим. Например, один час на таблицу, следующий — на встречу с клиентом, а потом возвращаемся к таблице.

Если вы не любите рутину, но перед вами стоит много однотипных задач, попробуйте выполнять их по-разному. 

Например, Светлана Иванова вспоминает, как однажды несколько дней подряд проводила по 8-12 собеседований на одну и ту же должность. Чтобы не было скучно, Светлана решила задавать кандидатам непохожие вопросы и пробовать на них разные методы оценки. 

#5. Выясните: вы человек процесса или результата?

Человек, ориентированный на результат, хочет успеть сделать максимум как можно быстрее. Такие люди все оптимизируют и ненавидят тратить лишнее время. Они легко нарушают инструкции и правила, если считают, что проблему можно решить по-другому. 

Человек, ориентированный на процесс, будет выполнять ту же задачу вдумчивее, дольше. Такие люди — перфекционисты, они более усидчивы и внимательны к деталям, готовы четко выполнять инструкции. 

Например, HR-специалист, ориентированный на результат, способен закончить собеседование через 5 минут, как только поймет, что соискатель не подходит по темпераменту. А рекрутер, который относится ко второму типу, может еще час беседовать с таким кандидатом просто потому, что ему приятно общаться. 

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Человеку, ориентированному на результат, необходимо постоянно держать себя в тонусе. Чтобы повысить продуктивность, ему нужно планировать много задач на день. В условиях аврала люди такого типа работают лучше. 

Им можно устанавливать себе строгие дедлайны, но только когда выполнение задачи не зависит от посторонних. Такие люди ожидают, что все вокруг работают так же быстро, поэтому ставят нереалистичные сроки и раздражаются, что другие никуда не спешат. 

Людям, ориентированным на процесс, лучше планировать дела с запасом времени.  Иначе задачи в календаре будут постоянно сдвигаться, а дедлайны — не выполняться. 

Курс по теме:
"Проектный менеджмент по Agile"
Бизнес и управление
ведет Антон Немчинов
21 сентября 28 октября
Антон Немчинов