У період кризи випадки шахрайства у приватних компаніях збільшуються. Головна причина — відсутність контролю та відповідальності серед співробітників.
Як не допустити появи таких схем — розповів ex-CFO у Mitsubishi Motors Геннадій Матюхін. Він працював у U.S. Department of State, Ciklum, Anglo-Ukr-Energy, де розробив фінансову модель для залучення інвестицій та приніс компанії $1,5 млн оборотного капіталу. Багато років працює у фінансовій сфері, стикався із шахрайством у компаніях на всіх рівнях та знає, як мінімізувати подібні випадки.
У Laba Геннадій веде курс «Внутрішній контроль у компанії».
#1. Знайте найпопулярніші схеми злодійства
В Україні та світі найпоширеніші:
- Крадіжка або незаконне використання майна компанії.
Якось я вирішив попрацювати в офісі в суботу. Зазвичай він зачинений на вихідні, але я зустрів там колегу з дружиною, які друкували на принтері дипломну роботу. Це дрібниця, але співробітник не вважав за потрібне уточнити, чи може скористатися обладнанням компанії в особистих цілях.
Більш серйозний випадок був пов'язаний із розтратою коштів, коли я працював у міжнародній організації. Один із співробітників мав доступ до грошей компанії, і він програв істотну суму в казино. - Корупція, підкуп та конфлікт інтересів — зловживання службовим становищем чи можливістю одноосібно ухвалювати рішення.
У моїй практиці був наочний кейс. Один із співробітників відповідав за транспортування майна компанії. Він оцінив обсяг попиту та створив власну логістичну організацію, яка й обслуговувала компанію, де він працював. Це явний конфлікт інтересів: співробітник одноосібно вибирав постачальника послуг і зрештою переводив гроші бізнесу до свого. У компанії не було правильної процедури вибору підрядника. - Порушення договору конфіденційності та комерційної таємниці — використання в особистих цілях інформації, яка не має бути надбанням громадськості та вважається власністю компанії.
Наприклад, співробітник отримує доступ до бази клієнтів та відкриває аналогічний бізнес. Або пропонує дані конкурентам за винагороду чи вищу зарплату.
#2. Звертайте увагу на цифри
У нас підприємці люблять занижувати дохідність, щоб мінімізувати податок на прибуток. На Заході поширена інша схема.
На початку 2000-х відбулася гучна історія з американською енергетичною компанією Enron. Організація була публічною та вважалася успішною, ціни на акції постійно зростали. Насправді топменеджмент приховував збитки за допомогою маніпуляцій: перед закриттям періоду всі неприбуткові підрозділи фіктивно продавалися підставним компаніям разом із збитками. Потім викуповувалися назад.
Коли афера розкрилася, буквально за 2 місяці близько $60 млрд в акціях на руках у різних інвесторів перетворилися на нуль. То справді був величезний скандал. Після інциденту ухвалили закон, покликаний захищати від таких маніпуляцій із доходами.
Але такий випадок виявився не єдиним. Американський інвестбанк Lehman Brothers майже під копірку повторив цю схему під час кризи у 2008 році. Перед поданням фінансової звітності банк фіктивно продавав збиткові підрозділи. У процесі банкрутства інвестори втратили близько $40 млрд на акціях.
Навіщо це робиться? Компенсація та бонуси топменеджменту були прив'язані до короткострокових фінансових показників. Схема проста: показав прибуток — отримай винагороду, незважаючи на те, що насправді компанія збиткова.
#3. Будьте пильні з інвестиціями
В Україні схема із приховуванням доходів працює ще й для інших цілей. Багато компаній, які потребують фінансування, хочуть отримати кредит або залучити інвестиції. Але інвестори та банки ретельно перевіряють фінансові результати бізнесів. Тут і виникає шахрайство: компанії завищують обсяги продажу та домовляються з покупцями. Особливо це стосується дистриб'юторів, які мають дилерську мережу.
На дилерів розподіляється продукція, яка найближчим часом точно не продаватиметься, показується великий обсяг продажу за цей період. Потім товари викуповуються назад дистриб'ютором. Заздалегідь обумовлена частина залишається дилерам за участь у схемі. Іноді як продаж демонструють аванси від клієнтів, які у фінансовій звітності проходять як закінчена покупка, а потім передоплата повертається.
Інвестпроєкти — це Клондайк для шахраїв. Як правило, інвестори не є експертами у тій сфері, де буде реалізовано такий проєкт.
Я працював фіндиректором у невеликому стартапі зі США. Його заснували кілька американців, які хотіли купити родовище та почати видобувати нафту чи газ в Україні. Ніхто з них не був нафтовиком. У процесі я виявив, що співробітниця стартапу змовилася з потенційними партнерами, які пропонували купити родовища. На комп'ютері я знайшов установчі документи на компанію, спеціально створену під цю угоду. Американським інвесторам пропонували контракт, але фактично у вказаному місці не можна було видобувати обіцяний газ.
#4. Мінімізуйте спокусу для співробітників
Шахрайство зустрічається у кожній компанії. Більшість злочинів здійснюють керівники вищого чи середнього рівня — вони завдають організації найбільшої шкоди.
Основна причина: у компанії ігнорують принципи внутрішнього контролю, зокрема правила поділу повноважень. Наприклад, якщо керівник відділу продажу може сам визначати розмір знижок — велика ймовірність, що він вступить у змову з клієнтом і укладе контракт на сотні тисяч гривень.
Найпоширеніше шахрайство в Україні серед пересічних працівників — маніпуляції з паливом. Водій отримує талони або картку на пальне, списує більше та продає різницю. Так влаштована людина: 10 разів пройде повз, а на 11 — захоче взяти «нікому не потрібне».
Що сприяє крадіжці серед топ-менеджерів:
1. Можливість — доступ до матеріальних цінностей
2. Виправдання — чому співробітник це зробив, на кшталт «Я знаю, що всі крадуть. Чому мені не можна? або «Мені зараз дуже потрібно, а за місяць я віддам»
3. Середовище та вплив — досягаючи певного статусу, співробітник вирішує, що правила його вже не стосуються
4. Відсутність контролю
Крім того, у літературі існує кілька видів шахраїв, які допомагають сформувати точніший портрет:
- Випадкові — несподівані обставини спонукали їх на ризик.
- Хижаки — співробітники, які наперед налаштовані на злочин. Вони приходять на нове місце роботи й одразу шукають слабкі точки. Іноді вибирають компанію, де внутрішній контроль на низькому рівні і є можливість реалізувати шахрайські схеми.
#5. Контролюйте закупівлі
Кожна компанія, незалежно від розміру, має побудувати політику ринкових процедур закупівлі. Пропишіть правила та переконайтеся, що закупівля здійснюється через змагальний процес між постачальниками. Це може бути тендер, моніторинг ринку чи отримання кількох комерційних пропозицій від підрядників. Єдиний виняток — покупка у монополіста.
Відсутність конкуренції та велика кількість повноважень в одного працівника створюють високий ризик.
Як запобігти шахрайству у відділі закупівель:
1. Регулярно змінюйте постачальників
У багатьох компаніях існує правило: той самий підрядник не може надавати послуги більш ніж півроку/рік/два. Це допомагає запобігти змові між постачальником та співробітником.
2. Робіть ротації працівників закупівель
Люди можуть вибудовувати сумнівні ланцюжки не лише з підрядниками, а й між собою. Такі схеми складно виявити, але несподівані переміщення працівників за посадами заважають цьому.
#6. Стежте за запасами
Інвентаризація — найпростіший спосіб контролювати запаси. У кожній компанії своя специфіка, тому необхідно адаптувати механізми контролю та збереження активів. Наприклад, у Mitsubishi Motors цю функцію виконував зовнішній авдитор — щорічно він проводив інвентаризацію на складі за унікальним номером кожного автомобіля.
Іноді специфіка товару ускладнює процес. Нещодавно я купував паливні брикети зі складу. На мій приїзд на палеті вже була певна кількість упаковок, і продавець каже: «Тут 1 тонна брикетів». Але перевірити мені не запропонували, а там цілком могло бути 950 кг. У таких випадках є спокуса відвантажити менше, а різницю продати додатково.
Якщо неможливо перевірити всі товари на складі, як у випадку з брикетами, проводьте вибірковий контроль. Рандомно відбирайте 10 одиниць товару, перевіряйте та робіть висновки.
#7. Автоматизуйте відділ продажу
Основна маса зловживань у цій сфері пов'язана з отриманням бонусів.
Найпримітивніша схема — тимчасовий продаж. Іншими словами, це угода з умовою повернути товар трохи згодом. Наприкінці місяця менеджер не встигає виконати план. Він домовляється з другом про угоду, отримує бонуси, а потім покупець повертає товар.
Існують і витонченіші методи, ось один з моєї практики: у дилера є показник, при досягненні якого він отримує бонус. Попередній місяць видався прибутковий, і співробітник досяг потрібних цифр уже до 20-х чисел. Продаж після 20-го він не показує і переносить на наступний місяць. Результати спотворюються, щоб досягти необхідних показників та отримати бонуси.
Другий варіант маніпуляцій у продажу пов'язаний із знижками. Наприклад, менеджер має повноваження вести переговори з покупцем і самостійно визначати розмір знижки. Діалог зазвичай такий: «Давай я тобі скину ще 5%, а ти половину від суми потім мені повернеш».
Як запобігти шахрайству серед сейлзів:
1. Маніпуляції з обсягами продажу можна виявити під час аналізу — уважно вивчіть дані за різні періоди та шукайте цифри, які різко відрізняються від середніх показників.
2. Розділіть повноваження або автоматизуйте процес. Рішення щодо знижок делегуйте керівнику відділу, тоді клієнт не матиме змоги підкупити продавця. Найкращий варіант — прописати суворий автоматизований алгоритм знижок, де співробітники не мають можливості впливати на рішення.
#8. Створюйте атмосферу за принципом «У нас не прийнято красти»
Найкраще це працює, якщо власники та гендиректор показують на особистому прикладі: «У нас не прийнято зловживати посадою. Тому мій водій возить мене тільки на роботу та з роботи. Він не відвозить моїх дітей до школи».
Така атмосфера має йти зверху вниз. Це задає певний тон, і співробітник уже не може сказати: «Гендиректор зловживає своїм службовим становищем. Він прийняв на роботу всю сім'ю, купив на компанію Maybach і сам на ньому катається. Тому нічого страшного, якщо я продам якусь дрібницю зі складу».
#9. Під кожний процес пропишіть процедури
Якщо йдеться про закупівлю, то вкажіть, скільки постачальників мають надіслати комерційну пропозицію або від якої суми починається тендерна процедура. У ній може брати участь тендерний комітет, що складається із топменеджерів. Вони колективно розглядають усі пропозиції, запрошують постачальників та ухвалюють рішення на користь кращого варіанту.
Поспішаючи, власник малого або середнього бізнесу може пожертвувати встановленим порядком. Він каже: «Так, це терміново! Давайте ми зараз не слідуватимемо процедурі і зробимо інакше». Але ставити себе вище за впроваджену систему — категорично заборонено і дуже шкідливо.
#10. Визначте міру покарання та не поступайтеся
Небагато компаній вживають серйозних заходів, виявивши шахрая. Причин чимало:
- небажання виносити сміття з хати
- удар по репутації
- недовіра до правоохоронних органів
Компанії хочуть займатися бізнесом, а не розслідуваннями. І найгірше, що може статися з горе-співробітником, — це звільнення, і навіть не за статтею.
У моїй практиці була історія, коли людину зловили на місці злочину. До того ж, з'ясувалося, що він порушував політику компанії — зловживав наркотиками. Думаєте його показово та з тріском звільнили? Ні, попросили тихенько піти за угодою сторін. Ще одна причина, через яку так відбувається, — гендиректору складно визнати, що в компанії твориться неподобство.
Виконуйте процедуру, яку прописали щодо відповідальності за порушення обов'язків. Карайте непорядного співробітника та інформуйте про це всю команду.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
