Відділ рекрутингу ледве встигає працювати з 10 вакансіями, а тут замовляють ще 5 термінових. Роботи забагато, було б добре найняти ще кількох рекрутерів, але так вакансій стане ще більше. А якби спланували навантаження заздалегідь, хаосу та овертаймів можна було б уникнути.
Як скласти рекрутинговий план на рік та синхронізувати наймання з глобальними бізнес-цілями компанії, розповідає Анна Кулаківська — Head of Talent Acquisition в Intellectsoft та лекторка курсу з рекрутменту в Laba.
Для чого потрібен план рекрутингу
Я складаю рекрутингові плани вже понад 10 років у різних компаніях та індустріях. Це важливо, тому що на виході ми отримуємо зрозумілі дані:
- Скільки вакансій треба закрити за рік, пів року, квартал чи місяць.
- Скільки ресурсів — спеціалістів та бюджетів — для цього потрібно залучити.
Завдяки цим даним я як керівник відділу можу:
- Розрахувати бюджет своєї функції.
- Проаналізувати, скільки рекрутерів мені потрібно, а також коли саме їх знайти, найняти й адаптувати.
- Розрахувати інші потрібні ресурси: наприклад, бюджет на реферальну систему, бонусну частину бюджету рекрутингу тощо.
- Спланувати бюджет на послуги рекрутингових агенцій або залучення RPO-підрядників.
- Розрахувати бюджет на навчання та розвиток своєї команди.
- Синхронізувати дії мого відділу з тим, що роблять ключові стейкхолдери.
- Зробити аудит наявних рекрутингових процесів, статистики та аналітики. Протестувати їх на предмет потенційних проблем (bottlenecks) на випадок, якщо обсяги рекрутингу збільшуються. І спланувати, як ці виклики ми будемо вирішувати.
Коли, з ким та де складати рекрутинговий план
🗓 Коли
Планувати рекрутинг краще разом із плануванням бюджету компанії на наступний фінансовий рік. У більшості випадків це останній квартал поточного року. Але знаю компанії, в яких фінансовий рік починається з другого кварталу, отже, планування тоді слід робити в першому.
🤝 З ким
Скласти адекватний план рекрутингу самостійно, не залучаючи хайринг-менеджерів та керівників, не вдасться. На старті організуйте зустрічі з:
- керівниками кожної ключової функції (наприклад, CMO чи COO)
- HRD або HRBP, що супроводжують ці функції
- фінансовим відділом
На зустрічах дізнайтеся, які плани кожна функція має на наступний рік, і виходячи з цього — формуйте річний рекрутинговий план.
💻 Де
Зазвичай ми починаємо планування в Google Таблицях, щоби був доступ у всіх, хто бере участь у плануванні: керівників функцій, фінансового відділу, рекрутерів. Це зручний формат, бо дозволяє коментувати та оперативно вносити зміни на етапі розробки плану.
Потім вже узгоджений план переносимо в Jira або в рекрутингову ATS. Jira мені подобається більше, бо внутрішні замовники мають доступ до системи та можуть швидко вносити зміни. Також у Jira можна легко побудувати на базі плану звітність та аналітику.
Що стосується бюджетної частини плану, її фіксуємо в тій системі, яку використовує компанія. Найчастіше це Excel, але трапляються винятки.
Як скласти рекрутинговий план: покроковий гайд
Компанія планує бізнес-цілі на наступний рік, і відповідно — доходи та видатки. Наприклад, бізнес хоче утримати позиції на домашньому ринку та вийти на новий у третьому кварталі. Ця мета — відправна точка для планування роботи кожного відділу.
#1. Визначаємо загальну кількість вакансій, які треба закрити впродовж року
На цьому етапі керівник відділу рекрутингу має вирахувати, як саме він та його команда мають докластися до реалізації бізнес-цілі. Починати раджу з двох ключових показників:
По-перше, кількість вакансій, які нам треба закрити, щоб утримати поточний стан речей. Ми живемо в реальному світі, де кожна компанія має певну кількість людей, які щороку покидають компанію за власним бажанням або за згодою сторін.
Щоби спрогнозувати, скільки людей потрібно буде найняти наступного року на заміну тим, що звільняться, слід проаналізувати відсоток плинності за кожною функцією за минулі роки.
По-друге, кількість нових людей, яких треба найняти, щоб компанія могла розвиватися. Наприклад, якщо бізнес планує вихід на новий ринок, потрібно буде зібрати локальну команду. Розрахувати орієнтовну кількість нових людей варто разом із керівниками функцій.
#2. Розбиваємо річний план помісячно
Далі плани з наймання, які фіналізували керівники та HR (або HRBP), стають вхідною інформацією для мене як керівника рекрутменту. На базі цих даних я планую навантаження моєї функції.
На цьому етапі ви знаєте приблизну сумарну кількість вакансій, які треба закрити впродовж року. Цю кількість потрібно розбити помісячно. Але є нюанс: розбивати слід не порівну, як-от: 120 вакансій / 12 місяців = 10 вакансій на місяць. А враховуючи тенденції в компанії, пріоритети бізнесу та плани інших відділів.
Наприклад, у минулі роки була тенденція, коли +/- схожа кількість людей щороку йшла з компанії після перегляду зарплати, який проводиться у жовтні. Тоді й наступного року на листопад слід планувати більшу кількість вакансій на заміну.
Або ще один тренд: грудень — часто максимально впевнений місяць, де люди чекають вихідних, бонусів та планують змінювати життя вже «після свят». Знаючи це, у грудні закладати велику кількість вакансій на заміну просто немає сенсу.
Весь бізнес-контент у зручному форматі
#3. Коригуємо план, враховуючи time to fill за конкретними позиціями
Далі — деталізуємо план і терміни, щоб упродовж року розуміти, коли саме нам треба буде розпочинати пошук і підбір людей. Це мій окремий процес, де вже я планую роботу своєї функції та команди: коли саме і хто з рекрутерів розпочне роботу над конкретною вакансією.
Наприклад, якщо General Manager на новому ринку компанії потрібен у липні, а середній time to fill за цією позицією становить 75 календарних днів, то запустити вакансію в роботу треба на початку квітня, максимум — у середині.
Як порахувати орієнтовний time to fill для різних вакансій?
Для нових вакансій, де ми знаємо рівень посади (junior, middle, senior, manager), набір специфічних вимог та локацію, — орієнтуємося на специфічні метрики за рівнем посади / складністю / локацією.
Для вакансій «на заміну», що виникнуть через звільнення, орієнтуємося на усереднений показник time to fill за локацією. На цьому етапі ми ще не знаємо, хто саме звільниться, тож не можемо розрахувати точніше.
#4. Розраховуємо ресурси
Важливий етап планування — зрозуміти, який ресурс потрібен, щоб виконати план. По-перше, йдеться про те, щоб оцінити, чи впораються із запланованим наявні рекрутери, чи потрібно збільшити команду. По-друге, про те, щоб зрозуміти, якими будуть додаткові інвестиції: скільки коштуватимуть послуги рекрутингових агенцій, інші інструменти пошуку та оцінки талантів.
#5. Узгоджуємо фінальний план
План готовий, завантажений в систему, мій бюджет і план робіт на рік також готовий. Узгоджуємо з ключовими стейкхолдерами й починаємо працювати. Але це ще не все.
#6. Встановлюємо точки контролю
Щоби план працював упродовж усього року, встановлюємо точки контролю.
З мого досвіду, оптимально проводити зустрічі з кожним керівником функції та рекрутерами, які працюють із вакансіями цієї функції, щоквартально. Під час зустрічей:
- Обмінюємося апдейтами, зокрема скільки вакансій закрили з запланованих.
- Обговорюємо зміни в плані та пріоритизуємо. Наприклад, якщо планували вийти на новий ринок у третьому кварталі, але в процесі зрозуміли, що переносимо масштабування на кілька місяців, то строки й пріоритети в рекрутингу теж мають змінитися. Або на новому ринку змінилося законодавство, і ми зрозуміли, що вигідніше буде наймати команду для масштабування на домашньому ринку.
- Розбираємо складні кейси в найманні та плануємо, як їх розв’язати. Наприклад, якщо на ринку немає спеціалістів потрібного рівня, домовляємося з керівниками функцій про те, щоб розширити географію пошуку або зменшити вимоги.
5 речей, які треба тримати у фокусі, щоби план рекрутингу був актуальним
1. Статистика та аналітика рекрутмент-функції — наша основа основ для адекватного планування. Що більше у вас історичних даних — то коректніше ви зможете розрахувати тренди та спланувати дії. Якщо вам досі здається, що рекрутер — це гуманітарій, це не так.
2. Скласти план — ще не все. Щоб він працював, важливо побудувати процес оперативного перегляду. Це можна проводити щомісяця, щокварталу або щопівроку. Частота залежить від швидкості змін у бізнесі та на ринку. Стартапам чи компаніям, що діють на нових для себе ринках або переживають трансформації, переглядати рекрутинг потрібно частіше.
3. Аналізуйте і тримайте у фокусі ті частини рекрутингового процесу, де ви залежите від ваших замовників та підрядників.
4. Залучайте внутрішніх клієнтів — керівників функцій — до планування та обговорення змін. Діліться своїми даними, прогнозами, аналітикою ринку праці та показниками ефективності команди. Це потрібно, щоб усі були «на одній сторінці».
5. Ваша команда має бути залучена в процес планування і коригування. Рекрутери мають розуміти, звідки беруться плани, чому саме такі обсяги та КРІ. Якщо команда чітко усвідомлює, чого від неї чекають та які вона має інструменти, вона буде на вашому боці.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
