Інтернет-портал Parlons RH підрахував, що працівник французької компанії витрачає від трьох до шести тижнів на рік на участь у робочих зборах.
Безумовно, всі — і роботодавці, і працівники зацікавлені в тому, щоби зробити наради ефективнішими. Ось декілька правил продуктивних зустрічей.
2 головні поради, як зробити наради більш ефективними
Фахівці Parlons RH переконані: щоби проводити якісні наради, необхідно зменшити їх тривалість та скоротити кількість учасників.
1. Занадто довгі збори
За всього бажання працівник не може довго фокусувати свою увагу на чомусь одному. Але якщо ви відводите 60 хвилин на затягнуту нараду, то змушуєте його це робити.
Звичайно, багато залежить від мети зустрічі: розв'язання проблем, консультація з працівниками, новина чи коротке оголошення.
У будь-якому разі дослідження Barco et Circle Research, опубліковане в січні 2019 року, показало, що ідеальна тривалість зборів становить не більше 22 хвилин.
2. Занадто багато учасників
Кількість учасників наради також впливає на її ефективність. Запрошувати «всіх, хто має вільну хвилинку», безглуздо. По-справжньому ефективними є зустрічі учасників, а не глядачів.
Погано організовані планерки є додатковим джерелом витрат для компанії. Стартап Perfony розробив калькулятор, який підраховує вартість проведення зборів.
Розраховується періодичність, тривалість та кількість працівників. Наприклад, якщо в компанії з 200 осіб кожен працівник витрачатиме дві години робочого часу на тиждень на збори, компанія витратить на них 1 000 000 євро на рік.
2 поради, як привести збори до ладу
1. Підготовка порядку денного наради
Насправді все починається до зборів. Розішліть порядок денний зустрічі учасникам напередодні та дайте їм можливість підготуватися до можливої дискусії.
Ціль зборів сформулюйте у вигляді запитання, наприклад: як скоротити час обробки клієнтських запитів?
Завдання у тому, щоби кожен працівник міг запропонувати свій варіант рішення. Також поділіться з учасниками необхідною інформацією для повноцінного вивчення питання.
2. Представлення учасників
Починайте збори з представлення кожного учасника. Це сприяє відкритості в обговоренні та пропозиції ідей.
На таких зборах працівники більше залучені до обговорення та здатні згенерувати ідеї, цінні для компанії.
2 поради, як організувати обговорення та не зірвати його
1. Складання плану зборів та дотримання таймінгу
У порядку денному, складеному напередодні зборів, визначте декілька підтем і зафіксуйте час на обговорення кожної.
Тривалість може бути переглянута залежно від того, як розвиватиметься обговорення.
Проте будьте обережні та не дозволяйте учасникам відволікатися на обговорення другорядних питань. Звісно, такими питаннями також не варто нехтувати, але вони стануть темою інших зборів.
2. Використання додаткових матеріалів
Утримуйте увагу працівників візуальними та графічними елементами. Зір — найактивніший орган чуття, людям набагато простіше сприймати візуальну інформацію.
Малюнки, інфографіки, mind map та діаграми принесуть більше користі працівникам, ніж записи на тему зустрічі. Також використовуйте цифрові продукти для динамічного зорового сприйняття, наприклад Klaxoon або Wisembly.
2 поради, як залучити працівників до обговорення
1. Розумне використання мобільних телефонів
З одного боку, є сенс обмежити використання смартфонів під час зборів.
Але використання різних додатків може бути корисним: проведення опитувань (у тому числі анонімних, що буде цінним для працівників, які соромляться висловлювати свою точку зору), участь у голосуванні, можливість висилати питання, не перериваючи зустрічі, — це лише мала кількість прикладів, як Ви можете використовувати телефон для більшого залучення працівників.
2. Головне запитання
Активне обговорення під час зборів не є показником їх ефективності. Важливо те, що буде зроблено після них працівниками.
Перед закінченням зборів важливо дати чітку відповідь на запитання: хто, що і коли робить?
Це гарантує, що всі правильно зрозуміли, до чого прийшло обговорення і що слід робити після нього. Це необхідно зафіксувати у протоколі зборів.
Весь бізнес-контент у зручному форматі. Інтерв'ю, кейси, лайфхаки корп. світу — у нашому телеграм-каналі. Приєднуйтесь!
Бонус: ефективні збори покращують продуктивність працівників
Занадто часті, погано підготовлені, надто монотонні та з великою кількістю учасників — такі збори вимотують працівників, навіть якщо ті про це не здогадуються.
Погано виконуючи свою головну мету — розв'язання конкретних проблем, — неефективні збори впливають і на якість роботи. Працівники стають більш відстороненими та пасивними, знижується внутрішня продуктивність.
Як підкреслює Луї Варей, один із колишніх керівників компанії Danone, «у кожній організації збори — це місце, де виховується і формується колектив, а отже, де кожен працівник може брати участь в ухваленні рішень та розвитку компанії».
Ефективні збори, разом із сучасними та гнучкими моделями управління, сприяють кращій співпраці всередині колективу та роблять роботу більш осмисленою.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
