Складання списку справ підвищує усвідомленість їх виконання. Але завершити завдання вдається не завжди. У таких випадках потрібно змінити тактику і не стресувати.
Редакція LABA підготувала 11 способів нового планування справ — без напруги і суєти. А також розпитала Володимира Дегтярьова — директора PR-агентства Newsfront — про його особисті лайфхаки планування завдань.
#1. Метод 1-3-5
Замість простої нумерації справ розділіть їх за важливістю на категорії.
1-3-5 — три категорії, на які діляться завдання. Виберіть одне важливе завдання, три другорядних і п'ять неважливих справ.
Підхід наочно показує завантаженість: ви можете виконати одну важливу справу або кілька другорядних, або п'ять маленьких.
Виконувати всі справи за один день не обов'язково. У цьому перевага списку. Все інше переноситься на наступний день.
1-3-5 - це стандартна модель. Якщо зручно, залиште місце для додаткових завдань, які можуть з'явитися упродовж дня.
#2. Метод Айві Лі
Айві Лі — американський журналіст, який розробив принципи PR.
На початку ХХ століття його найняв Чарльз Шваб, промисловий магнат, під керівництвом якого Bethlehem Steel стала однією з найбільших металургійних компаній світу. Шваб найняв Айві Лі, щоб той виробив спосіб ведення справ для команди магната.
Метод виявився настільки ефективним, що експерт із продуктивності отримав суму, еквівалентну нинішнім 400 тисячам доларів.
Список ведення справ вельми простий. У кінці кожного робочого дня записуйте не більше шести пріоритетних справ на завтра. Розставляйте завдання у порядку їхньої важливості.
Наступного дня займайтеся першим пунктом, поки не доведете його до кінця. Після виконання переходите до наступного. Процес потрібно повторювати щодня.
Метод вчить послідовності, змушує ухвалювати потрібні рішення. Результат — максимально спрощене управління справами.
#3. Енергетичний список
Розділіть справи за необхідними зусиллям для їх виконання.
Якщо ви відчуваєте себе втомленим, тоді просто виконуйте прості завдання зі списку. Дотримуючись методу, ви зможете просунутися, навіть коли зовсім не налаштовані братися за роботу.
«Я відзначаю енергетично затратні завдання, які вимагають багато енергії. За ними йдуть низькоенергетичні, які потрібно просто виконати на автоматі. Середні — всі між ними.»
Майк Варді, письменник і колишній редактор Lifehacker
Енергетичний список вимагає чесності. Якщо почуваєтеся прекрасно — відразу беріться виконувати енерговитратні завдання.
#4. Календар справ
Проблема зі списками справ — після їх виконання ви не можете простежити свій прогрес. Коли завдання зроблене, воно викреслюється. Більше про нього не згадують.
Нью-йоркський дизайнер Райдер Керрелл придумав простий і логічний метод — календар справ. Він вміло структурує плани за місяцями. З ним легко переглянути досягнення і побачити, чим ви займалися упродовж місяця або на чому застрягли.
Принцип простий: на початку місяця розмітьте на сторінці календар, в стовпчик пронумеруйте дні, біля числа напишіть день тижня.
На другій сторінці складіть список завдань на місяць. З наступної сторінки ведете щоденний список справ. Відзначайте завдання квадратом, події — кружком, замітки — точкою. Так буде легше орієнтуватися.
Важливі події вносіть до календаря. Так ви наочно побачите, що відбувалося.
Коли місяць закінчився, знову складіть календар. Перегляньте завдання з минулого. Відзначайте виконане галочками, неактуальне — викреслюйте. Все інше переносите до списку наступного місяця.
Відео, де винахідник списку створює план на місяць:
#5. Система GTD
GTD (Getting Things Done) — це система безстресової продуктивності. Вона дозволяє ефективно планувати завдання й органічно їх виконувати.
За системою GTD працюють менеджери 40% компаній зі списку Fortune 100. Серед них Microsoft, Coca-Cola, Deloitte, Harvard University.
Принцип GTD — доведення справ до кінця. Його придумав і описав у своїй однойменній книзі Девід Аллен. Книга вийшла в 2001 році і кілька разів перевидавалася.
GTD заснована на ідеї визволення свого мозку від запам'ятовування поточних завдань. Для цього вся вхідна інформація переноситься на зовнішній носій, так званий inbox.
Наприклад, завдання плануються в Wunderlist, а довідкова інформація за завданнями і проектами зберігається в Evernote.
Головний принцип — мозок існує для того, щоб вирішувати завдання, а не запам'ятовувати їх.
Система GTD ґрунтується на п'яти етапах обробки інформації:
- збір — збираємо все, що вас турбує. Це можуть бути нові ідеї, завдання, довідкова інформація щодо проектів etc
- обробка — обробляємо зібрану інформацію і вирішуємо, що з нею робити далі (делегувати, вирішити завдання самому, відкласти ідею на майбутнє etc)
- організація — організовуємо завдання в списки нагадувань
- огляд — регулярно переглядаємо списки нагадувань
- дію — визначаємо, що робити далі
"Вибір наступної дії" — найважливіший елемент у системі GTD. Без нього ви просто не побачите прогрес за своїми проектами і не зможете завершити розпочате.
Модель вибору дії:
Контекст
умови, необхідні для виконання завдань, наприклад:
- місце
важко зробити презентацію в Power Point, якщо ви їдете в таксі, але кілька ділових дзвінків — без проблем - енергія
якщо ви втомилися, то не зможете підготувати ефективний маркетинговий план для запуску нового бренду. Навпаки, вранці "на свіжу голову" сконцентруєтеся і почнете його розробку, доклавши максимум своєї енергії. - люди
ви можете прив'язувати свої завдання до певних людей (не плутайте з делегуванням). Наприклад, у вас є 10 ідей, які ви хочете обговорити з вашим торговим агентом Сергієм. У вашій системі повинен бути контекст (тег) "Сергій". При натисканні на цей тег ви побачите весь список питань, які потрібно з ним обговорити.
Час
- якщо у вашому контексті кілька завдань, вибирайте те, що найбільше палає
Пріоритет
- при інших рівних (контекст і час) вибирайте завдання, найбільш пріоритетне для успіху проекту
Такий підхід дозволяє сфокусуватися на головному, зберігати спокій і впевненість у своєму виборі.
Весь бізнес-контент у зручному форматі
Мета системи GTD:
1. збирати всі завдання в логічну надійну систему, не тримати завдання в голові, записувати все
2. привчити себе ухвалювати рішення щодо подальших дій
3. встановити ефективну систему нагадувань
Впровадження у життя системи GTD буде детально розібрано на курсі "Продуктивність 2.0".
#6. Дзен-список
Засновник блогу про продуктивність Zen Habits Лео Бабаута створив на основі GTD свою систему — Дзен до зробленого (Zen to Done - ZTD).
Її принцип — прагнення до простоти. Як і GTD, система змінює звички, щоб людина могла більше встигати.
Не варто намагатися все встигнути. Записуйте тільки цінні і суттєві для вас цілі і завдання.
Складайте прості тематичні списки: для роботи, домашніх справ, завдання на майбутнє.
Тримайте список під рукою. Користуйтеся блокнотом або смартфоном і записуйте раптово виниклі ідеї або завдання.
#7. Список виконаного
На список справ можна подивитися під іншим кутом.
«Списки справ можуть швидко вийти з-під контролю. Дуже добре, якщо ви можете виконати всі. Але що станеться, якщо не зможете? Нічого. Це не надто важливо. У підсумку на смертному одрі ви не будете думати: "Я не завершив список справ".»
Джеймс Алтушер, автор книги «Вчіться говорити ні»
Замість складання ранкового списку завдань автор пропонує написати в кінці дня, що вам вдалося. Це мотивує. Жоден список справ не здивує вас, список зробленого — зможе.
У кінці дня запишіть, що ви вже виконали. Список зробленого зручно вести паралельно зі списком справ.
#8. Стоп-листи
Стоп-листи — такий же метод планування, як і список справ. Тільки замість виконання завдань ви від них рятуєтеся.
Якщо вам заважає безглузда звичка, яка з'їдає частину часу або не дає розвиватися, — помістіть її до стоп-листа. Його можна складати на місяць або рік і стежити за своїм прогресом.
Не обов'язково відразу припиняти шкідливу звичку. Почніть із обмеження, наприклад, годину відеоігор на тиждень, і поступово зменшуйте проміжок виділеного часу.
Придумайте метод оцінювання і заохочення за успіхи. Періодично ставте собі оцінку, наскільки вам вдалося позбутися від поганого.
#9. Карта думок (Mind map)
Карти думок або mind map — спосіб записувати думки зручним для мозку способом. Ідеї не з'являються у ньому одна за одною.
Великі ідеї розвиваються в дрібні ідеї-деталі, тому записувати їх потрібно не списком, а у вигляді своєрідного дерева з безліччю гілок, що розходяться від стовбура — основної ідеї.
Аркуш для карти думок повинен бути великого формату, щоб його межі не сковували вас. Посередині листа потрібно написати ключову думку або фундаментальне завдання.
Відкиньте формальності. У цьому суть карти думок — вона повинна бути зручною для вас.
Для опису ідей використовуйте окремі слова, а не пропозиції. Ще краще — намалюйте картинку. Стислу до сенсу ідею мозку легше засвоїти.
Онлайн-додатки для складання карт думок: bubbl.us, coggle.it, mapmyself.com, mindmeister.com, popplet.com, spiderscribe.net.
10. Chronodex
Chronodex — система планування, де замість стандартного списку планувальника використовується сторінка-шаблон з діаграмою дня.
Графік нагадує циферблат з розкладом від 6 ранку до 21 вечора. Кожна година ділиться на чотири відрізки по 15 хвилин. Якщо ви плануєте справу, заштрихуйте відрізок у графіку. Від нього проведіть стрілку і запишіть всі подробиці задуманого.
Бізнесмен і тріатлет Володимир Дегтярьов планує день за системою Chronodex
Можна розробити свій власний шаблон і вести справи за ним. Графік покаже, скільки часу витрачається на певну роботу.
Добре допомагає позбутися від звички робити одночасно кілька справ, які тільки відволікають одна від одної.
#11. Метод ABC-аналізу
Засновується на принципі Парето, який говорить: 20% справ приносять 80% результату, а інші 80% справ приносять тільки 20%.
Список завдань ділиться на три групи: А — важливі справи, які забирають мало часу, потрібно починати саме з них; В — завдання середньої важливості; С — неважливі завдання, які забирають багато часу. Коли ви сильно завантажені, від цих справ потрібно відмовлятися першочергово.
Володимир Дегтярьов, директор PR-агентства Newsfront, засновник сайту бігових екскурсій Kyiv Running Tours.
Вірю у користь планування. Я пробував методики для складання планів на день, тиждень. Вів щоденники різних форматів.
План на день складаю в блокноті Chronodex зі зручним графіком для списку справ. Фірмовий штамп графіка можна скачати і роздрукувати на листок, перетворюючи його в щоденник. На тому ж листку складаю три головних завдання на день, вношу нотатки.
Карти думок допомагають розставити цілі на тиждень. Їх складаю як на папері, так і в спеціальних додатках, таких як MindJetManager.
Питання і думки на майбутнє збираю в робочий блокнот або в додатку Evernote. Переглядаю складений список, коли пишу ранкові сторінки.
До речі, ранкові сторінки — це спосіб впорядкувати думки. Потрібно просто записувати все, що приходить в голову перед сніданком. Спочатку для цього завдання користувався сервісом 750words.com. Набрати 750 слів у мене виходить за 25-30 хвилин.
Поступово перейшов на папір. Для запису думок виділяю ті ж півгодини, але від руки написати виходить менше. Іноді з'являються цікаві ідеї, їх переношу в робочий блокнот.
Ранкові сторінки — як розбіг, який допомагає зрушити з місця, продумати завдання і проаналізувати зроблене. Аналіз важливий. Він коригує курс руху і дає відчуття спокою і контролю.
Пробував вести щоденники. Перший завів після прочитання книги Гліба Архангельського «Тайм драйв». Це був фотопроект, сенс якого — фотографуватися щодня у новому контексті.
Став пробувати інші формати щоденників. Велику користь дав щоденник у фейсбуці «4 картинки одного дня». Він приніс багато знайомств і приводів задуматися про головне.
Дійсно яскраві події можуть губитися в потоці дрібних і рутинних справ.
Трохи пізніше спонтанно зробив вправи з книги Стівена Кові «7 навичок високоефективних людей»: сформулював свої життєві «ролі» і «цінності», написав «епітафію», створив план на рік, відштовхуючись від своїх ролей.
Усі вправи допомагають розібратися, ким ти є зараз і до чого йдеш.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
