Если вам интересна эта статья, то точно пригодится наша шпаргалка «33 ошибки начинающего руководителя. Как не развалить команду в первый месяц»
Составление списка дел повышает осознанность их выполнения. Но завершить задачи удается не всегда. В таких случаях нужно изменить тактику и не погружаться в стресс.
Редакция LABA подготовила 11 способов нового планирования дел — без напряжения и суеты. А также расспросила Владимира Дегтярева — директора PR-агентства Newsfront — о его личных лайфхаках планирования задач.
1. Метод 1-3-5
Вместо простой нумерации дел разделите их по важности на категории.
1-3-5 — три категории, на которые делятся задачи. Выберите одну важную задачу, три второстепенных и пять относительно неважных дел.
Подход наглядно показывает загруженность: вы можете выполнить одно трудоемкое дело либо несколько второстепенных или пять маленьких.
Выполнять все дела за один день не обязательно. В этом преимущество списка. Все остальное переносится на следующий день.
1-3-5 — это стандартная модель. Если удобно, оставьте место для дополнительных задач, которые могут появиться по ходу дня.
2. Метод Айви Ли
Айви Ли — американский журналист, который разработал принципы PR.
В начале ХХ века его нанял Чарльз Шваб, промышленный магнат, под руководством которого Bethlehem Steel стала одной из крупнейших металлургических компаний мира. Шваб нанял Айви Ли, чтобы тот выработал способ ведения дел для команды магната.
Метод оказался настолько эффективным, что эксперт продуктивности получил сумму, эквивалентную нынешним 400 тысячам долларов.
Айви Ли, эксперт по продуктивности, разработчик метода планирования задач
Список ведения дел предельно прост. В конце каждого рабочего дня записывайте не более шести приоритетных дел на завтра. Расставляйте задачи в порядке их важности.
На следующий день занимайтесь первым пунктом, пока не доведете его до конца. После выполнения переходите к следующему. Процесс нужно повторять ежедневно.
Метод учит последовательности, заставляет принимать нужные решения. Результат — максимально упрощенное управление делами.
3. Энергетический список
Разделите дела по требуемым усилиям для их выполнения.
Если вы чувствуете себя уставшим, тогда просто выполняйте простые задачи из списка. Следуя методу, вы сможете продвинуться даже когда совсем не настроены браться за работу.
Майк Варди, писатель и бывший редактор Lifehacker:
Энергетический список требует честности. Если чувствуете себя прекрасно — сразу принимайтесь выполнять энергозатратные задачи.
4. Календарь дел
Проблема со списками дел — после их выполнения вы не можете проследить свой прогресс. Когда задача сделана, она вычеркивается. Больше о ней не вспоминают.
Нью-йоркский дизайнер Райдер Кэррелл придумал простой и логичный метод — календарь дел. Он умело структурирует планы по месяцам. С ним легко просмотреть достижения и увидеть, чем вы занимались месяц или на чем застряли.
Принцип простой: в начале месяца разметьте на странице календарь, в столбик пронумеруйте дни, возле числа напишите день недели.
На второй странице составьте список задач на месяц. Со следующей страницы ведете ежедневный список дел. Отмечайте задачи квадратом, события — кружком, заметки — точкой. Так будет легче ориентироваться.
Важные события вносите в календарь. Так вы наглядно увидите, что происходило.
Когда месяц закончился, снова составьте календарь. Просмотрите задачи из прошлого. Отмечайте выполненное галочками, потерявшее актуальность — вычеркивайте. Все остальное переносите в список следующего месяца.
Видео, где изобретатель списка создает план на месяц:
5. Система GTD
GTD (Getting Things Done) – это система безстрессовой продуктивности. Она позволяет эффективно планировать задачи и органично их выполнять.
По системе GTD работают менеджеры 40% компаний из списка Fortune 100. Cреди них Microsoft, Coca-Cola, Deloitte, Harvard University.
Принцип GTD – доведение дел до конца. Его придумал и описал в своей одноименной книге Дэвид Аллен. Книга вышла в 2001 году и несколько раз переиздавалась.
GTD основана на идее освобождения своего мозга от запоминания текущих задач. Для этого вся входящая информация переносится на внешний носитель, так называемый inbox.
Например, задачи планируются в Wunderlist, а справочная информация по задачам и проектам хранится в Evernote.
Главный принцип - мозг существует для того, чтобы решать задачи, а не запоминать их.
Система GTD основывается на пяти этапах обработки информации:
"Выбор следующего действия" - важнейший элемент в системе GTD. Без него вы просто не увидите прогресс по своим проектам и не сможете завершить начатое.
Модель выбора действия:
условия, необходимые для выполнения задач, например:
/место/
тяжело сделать презентацию в Power Point если вы едете в такси, но несколько деловых звонков - без проблем
/энергия/
если вы устали, то не сможете подготовить эффективный маркетинговый план для запуска нового бренда. Наоборот, утром "на свежую голову" сконцентрируетесь и начните его разработку, приложив максимум своей энергии.
/люди/
вы можете привязывать свои задачи к определенным людям (не путайте с делегированием). Например, у вас есть 10 идей, которые вы хотите обсудить с вашим маркетологом Сергеем. В вашей системе должен быть контекст (тег) "Сергей". При нажатии на этот тег вы увидите весь список вопросов, которые нужно с ним обсудить.
если в вашем контексте несколько задач, выбирайте самую горящую
при прочих равных (контекст и время) выбирайте задачу, наиболее приоритетную для успеха проекта
Такой подход позволяет сфокусироваться на главном, сохранять спокойствие и уверенность в своем выборе.
Цель системы GTD:
Внедрение в жизнь системы GTD будет подробно разобрано на курсе "Продуктивность 2.0".
6. Дзен-список
Основатель блога о продуктивности Zen Habits Лео Бабаута создал на основе GTD свою систему — Дзен к сделанному (Zen to Done – ZTD).
Ее принцип — стремление к простоте. Как и GTD, система меняет привычки, чтобы человек мог больше успевать.
Не стоит пытаться все успеть. Записывайте только ценные и существенные для вас цели и задачи.
Составляйте простые тематические списки: для работы, домашних дел, задачи на будущее.
Держите список под рукой. Пользуйтесь блокнотом или смартфоном и записывайте внезапно появившуюся идею или задачу.
7. Список выполненного
На список дел можно посмотреть под другим углом.
Джеймс Алтушер, автор книги «Учитесь говорить нет»
Вместо составления утреннего списка задач автор предлагает написать в конце дня, что вам удалось. Это мотивирует. Ни один список дел не удивит вас, список сделанного — сможет.
В конце дня запишите, что вы уже выполнили. Список сделанного удобно вести параллельно со списком дел.
8. Стоп-листы
Стоп-листы — такой же метод планирования, как и список дел. Только вместо выполнения заданий вы от них избавляетесь.
Если вам мешает бессмысленная привычка, которая съедает часть времени или не дает развиваться, — поместите ее в стоп-лист. Его можно составлять на месяц или год и следить за своим прогрессом.
Не обязательно сразу прекращать вредную привычку. Начните с ограничения, например, час видеоигр в неделю, и постепенно уменьшайте промежуток выделенного времени.
Придумайте метод оценивания и поощрения за успехи. Периодически ставьте себе оценку, насколько вам удалось избавиться от плохого.
9. Карта мыслей (Mind map)
Карты мыслей или mind map — способ записывать мысли удобным для мозга способом. Идеи не появляются в нем одна за другой.
Крупные идеи развиваются в мелкие идеи-детали, поэтому записывать их нужно не списком, а в виде своеобразного дерева с множеством ветвей, расходящихся от ствола — основной идеи.
Лист для карты мыслей должен быть большого формата, чтобы его границы не сковывали вас. В середине листа нужно написать ключевую мысль или фундаментальную задачу.
Отбросьте формальности. В этом суть карты мыслей — она должна быть удобной вам.
Для описания идей используйте отдельные слова, а не предложения. Еще лучше — нарисуйте картинку. Сжатую до смысла идею мозгу легче усвоить.
Онлайн-приложения для составления карт мыслей: bubbl.us, coggle.it, mapmyself.com, mindmeister.com, popplet.com, spiderscribe.net.
10. Chronodex
Chronodex — система планирования, где вместо стандартного списка планировщика используется страница-шаблон с диаграммой дня.
График напоминает циферблат с расписанием от 6 утра до 21 вечера. Каждый час делится на четыре отрезка по 15 минут. Если вы планируете дело, заштрихуйте отрезок в графике. От него проведите стрелку и запишите все подробности задуманного.
Бизнесмен и триатлет Владимир Дегтярев планирует день по системе Chronodex
Можно разработать свой собственный шаблон и вести дела по нему. График покажет, сколько времени тратится на определенную работу.
Хорошо помогает избавиться от привычки делать одновременно несколько дел, которые только отвлекают друг от друга.
11. Метод ABC-анализа
Основывается на принципе Парето, который гласит: 20% дел приносят 80% результата, а другие 80% дел приносят только 20%.
Список задач делится на три группы: А — важные дела, которые отнимают мало времени, нужно начинать именно с них; В — задачи средней важности; С — неважные задачи, которые отнимают много времени. Когда вы сильно загружены, от этих дел нужно отказываться в первую очередь.
Владимир Дегтярёв, директор PR-агентства Newsfront, создатель сайта беговых экскурсий Kyiv Running Tours.
Верю в пользу планирования. Я пробовал методики для составления планов на день, неделю. Вел дневники разных форматов.
План на день составляю в блокноте Chronodex с удобным графиком для списка дел. Фирменный штамп графика можно скачать и перепечатывать на листок, превращая его в ежедневник. На том же листке составляю три главных задачи на день, вношу заметки.
Вопросы и мысли на будущее собираю в рабочий блокнот или в приложении Evernote. Просматриваю составленный список, когда пишу утренние страницы.
Кстати, утренние страницы — это способ упорядочить мысли. Нужно просто записывать все, что приходит в голову перед завтраком. Сначала для этой задачи пользовался сервисом 750words.com. Набрать 750 слов у меня получается за 25-30 минут.
Постепенно перешел на бумагу. Для записи мыслей выделяю те же полчаса, но от руки написать получается меньше. Иногда появляются интересные идеи, их переношу в рабочий блокнот.
Утренняя страница Владимира Дегтярева
Утренние страницы как разбег, который помогает сдвинуться с места, продумать задачи и проанализировать сделанное. Анализ важен. Он корректирует курс движения и дает ощущение спокойствия и контроля.
Пробовал вести дневники. Первый завел после прочтения книги Глеба Архангельского «Тайм драйв». Это был фотопроект, смысл которого - фотографироваться каждый день в новом контексте.
Стал пробовать другие форматы дневников. Большую пользу дал дневник в фейсбуке «4 картинки одного дня». Он принес много знакомств и поводов задуматься о главном.
Чуть позже спонтанно сделал упражнения из книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей»: сформулировал свои жизненные «роли» и «ценности», написал «эпитафию», создал план на год, отталкиваясь от своих ролей.
Все упражнения помогают разобраться, кем ты являешься сейчас и к чему идешь.
Хотите получать дайджест статей?
