Профессор бизнес-школы Колумбийского университета Шина Айенгар считает, что объем информации, с которой ежедневно сталкивается офисный работник, эквивалентен 174 газетам.
Цена широкого выбора и большого количества информации — ошибки из-за мультитаскинга и неспособность концентрироваться. В результате сотрудники менее продуктивны, а стратегические приоритеты уходят на второй план, пока решаются мелкие задачи.
Шина Айенгар поделилась пятью советами, которые помогут справиться с информационным перегрузом на работе. Перевели и дополнили статью из блога Slack.
1. Будьте избирательны
Люди, которые успешно справляются с тайм-менеджментом, регулярно задают себе вопрос: «Стоит ли это моего времени, или я могу делегировать задачу?».
Сотрудники, которые не распределяют время осознанно, менее проактивны там, где это важнее всего. Вместо того, чтобы работать над важным в долгосрочной перспективе, они экстренно затыкают дыры.
Займитесь серьезными задачами и делегируйте простые. Так вы освободите ресурсы на решение проблем, которые соответствуют вашему уровню компетенций.
2. Определите от трех до пяти приоритетов
Человеческий мозг способен удерживать в кратковременной памяти семь единиц информации. Но в вашем списке задач наверняка больше пунктов. Так вы создаете дополнительную нагрузку на мозг.
Много задач в голове мешают сосредоточиться — и это приводит к ошибкам. Каждый хоть раз забывал сделать что-то ежедневное, например, выключить свет, уходя из дому. Что уж говорить о сложных тасках на работе.
Вспомните об эффекте Зейгарник: наш мозг сложно назвать многозадачным, он тратит ресурсы на каждое незавершенное дело. Чем больше дел — тем сложнее держать их в уме.
Выберите из всех пунктов три-пять самых приоритетных. Семь — это предел.
Следующий шаг — определить, что нужно сделать для решения каждой задачи. Ответьте на три вопроса:
Какую проблему я хочу решить?
На какие этапы можно разбить решение задачи?
Какая информация мне нужна, чтобы найти оптимальное решение?
3. Распределяйте силы в соответствии с важностью решения
Не все решения и задачи одинаково важны. Выбрать завтрак намного проще, чем сменить работу — на это уйдет меньше времени и информации, которую нужно проанализировать.
Это утрированный пример, но он демонстрирует, как важно правильно распределять время на принятие решений в зависимости от их значимости. Иногда нужно выбрать лучшее из лучших, а иногда достаточно просто хорошего.
4. Установите лимит времени для сбора информации
Определите, сколько времени вы потратите на поиск данных, и решите, как его использовать.
Если времени много, просмотрите разноплановую информацию, чтобы увидеть все стороны проблемы и найти решение.
А когда время ограничено, сконцентрируйтесь на чем-то конкретном и не отвлекайтесь на другие материалы по теме.
5. Последовательно выполняйте связанные задачи
Распределите задачи так, чтобы связанные таски шли друг за другом. В идеале на каждую подзадачу должно уходить 30 минут.
Такой ритм помогает оставаться в тонусе и избегать информационного перегруза.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Если вы будете тратить на каждую подзадачу слишком много, станет трудно сохранять концентрацию. Если же будете переключаться между несвязанными задачами, то создадите дополнительную нагрузку на мозг, а это снизит продуктивность.
Айенгар признает, что иногда такое переключение неизбежно, но следует учитывать последствия. Когда вы переходите к новой задаче, мозг перезагружается. Не огорчайтесь, если дело идет медленнее, чем хотелось. Когда мы испытываем фрустрацию, то тратим много энергии, и продуктивность снижается еще сильнее.
6. Пользуйтесь чек-листами
Они помогают «успокоить» мозг и убедить его в том, что все под контролем.
Чек-листы бывают двух видов:
READ-DO, или «прочти-сделай»: действия, которые позволяют перейти из пункта A в пункт B (например, кулинарный рецепт). Галочки в список ставятся по мере совершения действий.
DO-CONFIRM, или «прочти-подтверди»: действия, которые приводят к определенному результату. Например, чек-лист «подготовка к отпуску» позволит быстро проверить, все ли вы взяли — деньги, паспорт, билеты на самолет. Список читается, когда все уже сделано, чтобы убедиться, что вы ничего не упустили.
Хотите получать дайджест статей?
