Ненужные летучки,
коллы и митапы

 

Совещания есть в календаре у каждого. Часто они затягиваются и мешают решать другие задачи.

Только 34 из 200 топ-менеджеров, опрошенных Harvard Business Review, отметили, что их совещания эффективны. Пора покончить с бессмысленными митингами и «летучками». Рассказываем, как.

 

Предложите «день без совещаний»

Платформа для диджитал-рекламы Polar провела эксперимент: команда отказалась от митингов по вторникам и четвергам. Через несколько недель 72% сотрудников отметили, что стали продуктивнее, а отказ от совещаний поддержали все 100%.

Как показал опыт Polar, количество встреч в другие дни не увеличится. Наоборот, вы и ваша команда научитесь обходиться меньшим количеством митапов, брифингов и коллов. Такое ограничение позволит оценить, какие из встреч вам нужны. Вы сможете пересмотреть форматы совещаний и отказаться от некоторых.

 

Выберите meeting day

Другая стратегия — проводить встречи в специально отведенный день. Этот способ может не сработать для всей компании, но подойдет при личном планировании. Он касается встреч с заказчиками и клиентами.

 

 

Планируя встречи в один день, вы поставите себя в жесткие рамки и будете эффективнее расходовать время.

 

Откажитесь от совещаний, где ваша роль неясна

По статистике разработчика ПО Atlassian, 73% людей параллельно занимаются на встречах другими задачами. В результате страдают оба процесса. Чтобы этого избежать, вы должны понимать свою роль на встрече.

Получая приглашение на совещание, задумайтесь, действительно ли ваше участие необходимо. Возможно, ваше отсутствие не повлияет на результат или вы выясните все в переписке.

 

Перейдите в онлайн

Используйте онлайн-инструменты для коммуникации с клиентами и внутри команды. Не для всех задач нужны звонки или личные встречи. По данным Slack, использование мессенджера сокращает количество встреч на 23%. Почти все рабочие вопросы сейчас можно решить онлайн.

На помощь придут не только Slack, Skype или Teams, но и программы для управления проектами — Asana или Trello.

 

Научитесь делегировать

Если зовут на совещание, но вы понимаете, что дедлайны по другим задачам горят и придется раздвоиться, делегируйте полномочия.

Отправьте на встречу подчиненного, который представит ваше видение и зафиксирует важные моменты. Или заранее поделитесь мнением о вопросе с коллегой, который будет на встрече.

 

Откажитесь от информирующих совещаний

Еще в 2016 году HBR создали калькулятор, который считает, во что обходятся совещания. На любой неэффективной встрече работники теряют время, а компания — деньги. Если вы собираете всех, чтобы сообщить важную новость, у бизнеса проблемы.

Целью совещания может быть решение задачи или утверждение стратегии, но никак не объявление финансовых показателей за месяц. В таких случаях лучше разослать команде письма с презентацией.

 

Составьте рейтинг встреч

В конце недели анализируйте все совещания, на которых вы были. Оцените эффективность и необходимость каждого по шкале от 0 до 2. Те встречи, которые «заработали» ноль, не были нужны. Если вас снова пригласят обсудить аналогичный вопрос, откажитесь. Вы ничего не упустите.

Оценка совещаний поможет критически взглянуть на рабочий график и выяснить, какой процент вашего времени отнимают бессмысленные разговоры.

 

Не соглашайтесь на митинги без адженды

Если вас приглашают на встречу, тема и цель которой туманны, не подтверждайте присутствие сразу. Цените свое время. Попросите инициатора рассказать, о чем пойдет речь, какова ваша роль и какого результата он хочет достичь. Так вы проявите уважение, покажете заинтересованность и выясните, нужна ли вам принимать участие.

Об этом говорит специалист по информационной безопасности Дэвид Грэйди.

Избыток совещаний сигнализирует, что в компании не налажены процессы. Часто такое случается в стартапах.

Начинающие руководители не находят времени, чтобы оптимизировать процессы и выстроить систему. Они не могут разграничить зоны ответственности и пытаются активно включаться во все вопросы. Поэтому проводят совещания по любому поводу и попадают в замкнутый круг.

Чтобы посмотреть на менеджмент компании со стороны, можно пригласить внешнего специалиста, который укажет на проблемы и поможет настроить работу.

Другой вариант — стратегическая сессия с командой, где вы сможете четко представить структуру компании и закрепить полномочия каждого сотрудника.