Журнал

10 советов из книги «Проще говоря»

Как правильно общаться с коллегами и клиентами.

cov-5ed508c89482d251621980.jpg

Джей Салливан — управляющий партнер консалтинга Exec|Comm, который более 35 лет помогает компаниям налаживать коммуникации между сотрудниками и вести переговоры с клиентами.

В своей книге «Проще говоря» он описал все, чему учит его компания. Поделился лайфхаками, которые помогут структурировать мысли и удержать внимание аудитории.

Публикуем 10 советов из книги.

#1. Упрощайте

Часто люди пытаются показать, какие они умные, используя термины, сложные конструкции и отраслевой жаргон. На самом деле это не работает.

Компания Exec|Comm опросила 1800 представителей делового мира о том, какие навыки коммуникации производят на них наибольшее впечатление. «Использование сложных технических слов» не выбрал ни один человек.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Тяжелые конструкции и жаргонизмы, которых никто не понимает, только отталкивают людей. Им будет сложно воспринять информацию, они почувствуют себя глупыми, а этого никто не любит. Говорите по существу, главное — ясность.

#2. Осторожно с юмором

Если чувство юмора — не ваш конёк, лучше не шутите во время публичных выступлений и встреч. Если шутка не удастся, вы потеряете очки. Оцените себя трезво и делайте то, что для вас естественно и удобно. Это лучше, чем пытаться рассмешить людей любой ценой.

Если собираетесь рассказать смешную историю, осторожнее с негативом. Не смейтесь над другими, а в контексте продаж не высмеивайте конкурентов. «Тех, кто так поступает, никто не уважает», — пишет Салливан.

Можно посмеяться над собой, но только раз в течение встречи или презентации. Одна ремарка или короткая история о том, как вы потерпели неудачу, покажет, что вы тоже живой человек.

Но если во время выступления вы много говорите о своих ошибках, люди начнут подозревать, что вы некомпетентны. А если постоянно себя унижаете (даже шутя), это насторожит, и вас воспримут несерьезно.

#3. Говорите о других

Начиная публичное выступление или встречу, исходите не из того, что нужно вам, а из того, зачем людям это слушать. Если заходите в кабинет своего босса, говорите не про себя, а про него. Вместо «Я хочу вам рассказать…» скажите «Наверняка вам полезно будет узнать...».

Если вам нужно в чем-то убедить коллегу, шефа или большую аудиторию — подумайте об их выгоде. И постройте большую часть своего выступления, объясняя, что они от этого получат.

Некоторые думают, что речь будет убедительнее, если вставить в начало фразы слово «очевидно». Но это только раздражает, а не убеждает. Если что-то и так очевидно — зачем об этом говорить и тратить чужое время? Вместо этого расскажите, почему это полезно и выгодно.

#4. Начните разговор с оценки ситуации

На встрече с коллегами или во время разговора с шефом сразу сообщайте, как в целом обстоят дела. Когда вы начинаете с постепенного описания ситуации, попытки ее оценить и разобраться, к чему вы клоните, отвлекают.

Варианты могут быть такие:

Когда вы с самого начала говорите, что все в порядке, человек расслабляется и не ждет плохих новостей. Если после этого вы начинаете говорить о мелких проблемах, он уже держит в голове, что в целом все хорошо, и эти нюансы не пугают. Ему не нужно выслушивать в напряжении весь ваш рассказ, чтобы оценить обстановку.

Когда сотрудник такое слышит, садится ровнее и сосредотачивается. Он уже понимает, что нужно будет найти решение проблемы. С первых минут он готов к мозговому штурму и внимательно слушает.

Даже такое неоднозначное сообщение задает контекст. Человек знает, как воспринимать информацию, которую вы сейчас расскажите. Он готов услышать неприятную новость, но понимает, что будет и хорошее. Это вызывает интерес и настраивает на разговор.

#5. Старайтесь не использовать слово «презентация»

Не говорите «Сегодня я пришел сюда, чтобы сделать презентацию на такую-то тему». Никто не хочет, чтобы ему «презентовали», — это скучно.

К тому же, это односторонняя коммуникация, которая не предполагает участия слушателей. Вместо этого скажите так: «Я пришел поговорить с вами о том-то и том-то».

Если людям «презентуют», они могут откинуться на спинку стула, листать ленту в соцсетях или играть. Но если вы с ними говорите, им нужно напрячь внимание, ведь речь идет о диалоге.

#6. Говорите о сути, а не о носителе

Если вы используете PowerPoint или другой подобный сервис, избегайте слова «слайд». Не говорите о носителе информации: «На последнем слайде вы видели…». Говорите о сути: «Минуту назад мы обсуждали…».

Джей Салливан советует не произносить слова «слайд», даже если на предыдущем слайде был сложный график с массой ценной информации. Не говорите «На точечной диаграмме на последнем слайде я показал вам…». Вместо этого скажите: «Мы только что увидели, что при снижении Х функция Y вырастет десятикратно».

Чем больше конкретики и сути вместо пустых слов — тем лучше.

#7. Не выстраивайте речь от аргументов к выводу

Если начнете с вывода, аудитория услышит дальнейшую информацию в нужном контексте. Не оставляйте главный сюрприз на конец и не заставляйте людей гадать, к чему вы клоните. Скажите сразу — так будет легче понять путь.

Если речь о деловом собрании, в начале обозначьте проблему, которую вам вместе нужно решить. Не заставляйте коллег томиться, мучая их статистикой и фактами, но не сообщая оценку происходящего или главную проблему в начале.

#8. Заметки показывают, что вы подготовились

Заметки помогают чувствовать себя увереннее и меньше волноваться. Даже если у вас хорошая память, наличие записей показывает, что вы подготовились ко встрече и все проанализировали. Так что подглядывайте в записи, даже если можете говорить без них.

Если же заметки вам нужны, чтобы структурировать мысли, не приносите с собой листок, плотно исписанный мелким почерком. Это вас запутает.

Крупно напишите ключевые слова в центре страницы, чтобы вы видели их издалека. Если начнете у левого поля, у вас будет искушение написать более длинный пункт. Научитесь писать столбец основных мыслей по центру — и придется выражаться лаконичнее. Тезисно записывайте только главное.

#9. Разделите выступление на крупные разделы

Фраза «У меня есть 25 пунктов, о которых я хочу рассказать» пугает. Людям уже в начале кажется, что ваше выступление будет длиться бесконечно.

Поэтому объединяйте похожие по смыслу темы в один раздел. Группируйте их, а если нужно, добавьте подпункты. 4-5 больших тем лучше запоминаются и воспринимаются, чем 15-20 мелких.

#10. Пишите короткие письма

Когда письмо начинается с чего-то вроде «Я хочу начать с изложения мыслительного процесса, через который я прошел по мере сбора сведений», это раздражает.

Когда речь идет о письменных сообщениях, старайтесь быть максимально лаконичными. Никто не любит читать длинные письма, поэтому каждое слово должно нести смысл.

Убирайте слова-пустышки. «В настоящий момент у нас работают 40 сотрудников» безболезненно превращается в «У нас работают 40 сотрудников». «В течение этого месяца» можно сократить до «В этом месяце». «Сделал заявление» сокращается до «Заявил». А «Как я уже говорил» — вообще лишняя фраза, ее можно убирать в 99% случаев.

Пишите просто. Если можно обойтись без скобок внутри предложения — лучше без них. Если можно разбить предложение на два — сделайте это. Чем меньше слов в письме, тем лучше вы донесете свою мысль.

А еще разбивайте текст на абзацы. «Старайтесь, чтобы абзацы занимали не больше четверти страницы. Все, что длиннее, визуально давит на читателя», — пишет Салливан.