Журнал

Scrum: как закрывать проекты в разы быстрее

Делимся главными месседжами из нашумевшей книги.

scrum-kak-zakryvat-proekty-v-razy-bystree-5eec6a5cc8123282731004.png

Джефф Сазерленд — американский программист, который одним из первых разработал систему Scrum. Она помогает командам организованно начинать и завершать проекты. С помощью Scrum сейчас планируют работу в Google, Amazon и даже ФБР.

В своей книге «Scrum. Революционный метод управления проектами» Сазерленд описал главные принципы системы. Кратко пересказываем самое интересное.

#1. Работать в небольших командах

Для проекта нужна небольшая команда — 7-9 человек. И у каждого участника должны быть разные компетенции.

Программист Лоуренс Путнэм много лет исследовал зависимость размера команды от результата работы. Выяснил, что проекты с 20-ю и более участниками требовали больших усилий, чем те, над которыми работало меньше людей. По его подсчетам, такой группе понадобится в пять раз больше времени на ту же работу.

Джефф Сазерленд объясняет, что результат работы больше зависит от качества и способа организации команды, а не от навыков каждого человека. Поэтому внимание надо концентрировать не на отдельных сотрудниках, а на команде.

Причем одна и та же команда может показывать разные результаты в зависимости от того, кто ею руководит и по какой системе она работает.

В 1982 году General Motors и Toyota закрыли совместный автомобильный завод в Калифорнии — NUMMI. Инвесторы считали его худшим в Америке. Сотрудники прогуливали работу, пили на рабочем месте и портили машины.

Через два года завод решили снова открыть.

General Motors предложила оставить топ-менеджмент, а рабочих заменить. А Toyota наоборот — вернуть всех рабочих и сменить руководство. Второй вариант оказался лучше, и завод начал быстро собирать отличные автомобили.

Вот что, по мнению Сазерленда, отличает хорошие команды:

Такие команды стремятся к общей цели и хотят выполнить задачу еще лучше. Для этого ищут неординарные решения. У каждого участника высокая самооценка, но при этом он требователен к себе.

Лучшие команды — самоорганизующиеся и самоуправляемые. У них есть право принимать решения. Поэтому один из принципов Scrum в том, что команда сама решает, как ей выполнять задачу. А руководитель следит за общей стратегией.

В таких командах есть набор специалистов со всеми нужными для завершения проекта навыками. Причем это не зависит от задачи — разработать программное обеспечение или захватить террористов в Ираке. В компаниях вроде Google или Amazon даже самая маленькая рабочая группа делает все — от начала и до конца.

#2. Выбрать Scrum-мастера

Scrum-мастер — это человек, который руководит процессом. Он собирает команду на встречи и помогает группе справляться с тем, что мешает работать.

«Основная забота скрам-мастера — вести команду к совершенствованию и регулярно искать ответ на вопрос “Как делать еще лучше то, что мы уже делаем хорошо?”», — пишет Сазерленд.

В опытных командах, которые уже знают, что такое Scrum, и работали по этой системе, Scrum-мастером может быть кто-то изнутри. Но если команда новая и только знакомится с этой системой, лучше пригласить стороннего специалиста.

#3. Планировать по спринтам

Спринты — это короткие этапы, на которые разбивают каждую задачу. Когда этап выполняется, команда собирается, показывает, что сделала, и обсуждает результат. Обычно спринт длится неделю.

Главное, чтобы каждый спринт приводил к конкретному результату. Для этого команда должна договориться, что будет считаться успехом. Например, отдельный участок работы, который продемонстрирует, что все готово и работает.

После каждого спринта команда показывает результат заказчику. А когда проект выполнен, анализирует, как все происходило, и замеряет продуктивность команды и скорость выполнения задач. Так в следующий раз легче будет прогнозировать, сколько времени займет проект.

Рекомендуем почитать:

1018933542-5ee9e54b1e0e2578431372.jpg

Как проверить
бизнес-идею за 5 дней

Читать

#4. Задачи должны быть короткими

По Scrum лучше выполнить мелкую задачу, чем недовыполнить крупную. Поэтому каждый таск разбивается на части. Так проще вовремя исправить ошибку, если она произойдет.

Вот как это работает на примере сборки машин. В Японии на сборку автомобиля компании Toyota, Honda и Nissan тратили в среднем 16,8 часа. На 100 автомобилей приходилось 34 дефекта.

В Европе на производство похожего автомобиля компании Mercedes-Benz, Audi и BMW тратили 57 часов. На 100 автомобилей приходилось 78,7 дефекта.

Причина — в подходе. На заводе Toyota, если работник замечает брак, он имеет право остановить весь конвейер. Когда это происходит, все разбираются с проблемой и решают ее. У европейцев другой подход. Они доводят процесс до конца, а только потом анализируют результат и ищут ошибки.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

#5. Проводить регулярные встречи

Scrum построен на том, что команда постоянно встречается. Несколько встреч нужно провести в самом начале — чтобы обсудить проект, разбить его на спринты, определить приоритетность задач и обсудить детали.

Каждый день в одно и то же время команда должна обсуждать процесс работы, но тратить на это не больше 15 минут. Такие собрания нужны, чтобы обменяться актуальной информацией за короткое время.

Все должны стоять. Так участники активнее говорят и слушают. Плюс такой режим не позволит встрече затянуться.

#6. Команда должна работать над одним проектом

Американский ученый Джеральд Вайнберг посчитал: если у команды пять параллельных проектов, то 75% времени она будет терять на переключения между ними. То есть две трети времени будут уходить в никуда.

Психолог Гарольд Пашлер доказал, что, когда люди выполняют две задачи параллельно, их мыслительные возможности снижаются.

Он провел несколько экспериментов. Одну группу людей просил нажимать на кнопку, когда загорался свет. А другой придумал еще одно задание — нажимать на другую кнопку в зависимости от цвета загоревшейся лампочки. Стоило добавить вторую задачу, и время увеличивалось вдвое.

Поэтому подход Scrum предполагает, что команда занимается одним проектом. И под каждый новый проект создается новая команда.

#7. Фиксировать прогресс на скрам-доске

Чтобы все члены команды были в курсе, как продвигается процесс, существует scrum-доска. Она состоит из трех столбцов, между которыми перетаскивают задачи: в работу, в работе, сделано.

Обычно между колонками перемещают стикеры, на которых написана конкретная задача. Любой человек может зайти в комнату, посмотреть на доску и понять, как группа справляется с проектом. А команда знает, что уже сделано и что еще нужно сделать.

Если что-то долго задерживается в первой или второй колонке, вся команда ищет причину, чтобы устранить ее.

#8. Не перерабатывать

«Работа допоздна не говорит о преданности делу. Скорее, это признак неисправности системы. При уменьшении рабочей нагрузки выработка увеличивается в два раза», — пишет Сазерленд.

Поэтому Scrum предполагает, что в отпуске сотрудники отдыхают — никакой проверки почты или переписки в мессенджерах.

В 2011 году ученые проанализировали больше тысячи решений суда, принятых израильскими судьями. Они определяли, кого освободить досрочно. Преступления были разными — от краж до убийств.

Оказалось, что часто решение судьи зависело не от тяжести преступления или поведения, а от того, голоден ли он.

Исследователи пришли к выводу, что в начале рабочего дня или сразу после обеда судьи принимали положительные решения более чем в 60% случаев. И наоборот — чем больше времени прошло после еды, тем меньше было положительных решений.

Вывод: когда мы устаем, то действуем опрометчиво. Принятие любого решения требует энергетических затрат. Когда энергия заканчивается, человек может физически этого не чувствовать, но способность принимать обдуманные решения снижается.