Что такое нотация BPMN: как описать бизнес в виде схемы из квадратов и стрелочек

Картина прозрачных бизнес-процессов помогает компании быть «живой». Если менеджер не видит вклад своего отдела в успех всего бизнеса или сотрудник не знает, как дальше будут использовать результат его работы, — у компании проблемы. 

Чтобы этого не допустить, можно пользоваться нотацией BPMN — удобным инструментом описания бизнес-процессов. Когда они визуализированы, их проще автоматизировать, масштабировать — и вести бизнес вперед.

Георгий Ржавин — руководитель BPM-направления в GlowByte Consulting и вице-президент Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами. Уже более 10 лет он работает в сфере BPM — внедряет эту нотацию в процессы банков, строительных организаций, юридических и торговых компаний. 

В этом интервью Георгий объяснил, что такое BPMN, из-за чего бизнес становится непрозрачным для собственника, почему команды бывают против описания процессов и как это решить.

Что такое нотация BPMN простыми словами

Объясняя ребенку, я бы сказал: «Нотация BPMN — способ описать бизнес в виде схемы из квадратиков и стрелочек». Стрелочки показывают логику работы бизнеса, а квадратики — людей и сервисы. 

Если более формально, то нотация BPMN — это способ описать процессы в компании языком, одинаково понятным бизнесу, IT-специалистам и даже машинному интеллекту. 

BPM, BPMN, BPMS — в чем отличия?

BPM (Business Process Management) — это управленческая дисциплина, свод знаний о том, как руководить компанией. Объединяющий термин.

BPMN (Business Process Model and Notation) — это способ, которым можно описать бизнес-процессы в рамках управленческой дисциплины BPM.

BPMS (Business Process Management Suite) — это класс программного обеспечения, IT-систем для управления и оптимизации бизнес-процессов. 

Зачем нужна регламентация бизнес-процессов?

Руководителям подразделений регламентация позволяет увидеть цельную картину, а не только функционал, с которым они работают непосредственно. 

Эти менеджеры видят, как устроен весь бизнес и в какой точке они находятся. Понимают, почему им нужно сделать именно этот продукт или услугу, и знают, что делают другие подразделения и как они взаимосвязаны.

Руководителю бизнеса это дает понимание, как работает его компания — появляется прозрачность, бизнес становится более управляемым. 

Сравним компанию с автомобилем. Водитель понимает: «Поверну руль вправо — поеду вправо». Но если не знаешь, как ведет себя автомобиль, сложно предугадать, куда он направится при повороте руля. Так и в бизнесе. Если процессы не описаны — компания может «поехать» не туда, куда планировали.

Топ проблем бизнеса, если процессы не регламентированы

Есть понятие «коровьи тропы». Приходит крутой сотрудник, помогает выстроить бизнес, потом уходит — и все продолжают делать так, как делал он. Когда спрашиваешь: «А почему?», отвечают: «Мы всегда так делали». 

Вытаптывается «коровья тропа» — по ней привыкли ходить, не задумываясь. Когда-то она была эффективной, но потом заросла и перестала быть удобной. 

Если в компании ходят по «коровьим тропам», этот бизнес: 

#1. Не готов отвечать на вызовы рынка — в компании их не слышат, не успевают перестраиваться. 

#2. Теряет управляемость. Руководители отрываются от операционной реальности и начинают принимать управленческие решения в «своем мире» — переставая видеть бизнес таким, какой он есть. Но если понимать, как все «бегает по процессам», решения будут более взвешенными и грамотными.

#3. Не может масштабироваться. Допустим, ваша услуга популярна, и вы хотите предоставлять ее в новом городе — открыть филиал. Как сделать все быстро и с таким же качеством? 

Можно попробовать разорваться между головным офисом и филиалом и все настроить лично — но поддерживать систему в таком формате долго не получится. Лучше описать текущие бизнес-процессы и дать машине контролировать качество услуг. И это самый эффективный подход — он дает предсказуемый результат. 

Яркий пример — McDonald’s. В России, США и ЮАР у гамбургера Big Mac один и тот же вкус, а туалеты в ресторанах сети — одинаково чистые. Все потому, что у компании хорошо описанные и управляемые бизнес-процессы. McDonald’s их легко масштабирует — и делает цифровой двойник собственного бизнеса.

Что такое «модель бизнес-процесса»?

Есть хороший советский анекдот, который описывает проблему с результатом из-за процессов: 

• Есть претензии к рукавам? 
• Нет. 
• А к пуговицам? 
• Тоже нет. Но костюмчик вышел не очень. 

Каждое из подразделений отработало вроде бы хорошо, а на выходе какая-то ерунда. Чтобы такого не было, нужно управлять сквозными процессами — теми, которые начинаются от клиентов (рынка) и там же заканчиваются. Тут пригождается нотация BPMN.

Модель бизнес-процесса — это набор сквозных процессов, которые делятся на:

• Основные. С их помощью мы зарабатываем. Они начинаются с работы клиентского отдела (заявок, холодных звонков) и заканчиваются счастливым клиентом, который получил продукт или услугу. 
• Поддерживающие. Их цель — помочь основным заработать. Сюда входят процессы бухгалтерии и юридической поддержки. 
• Процессы развития. Помогут компании не «вываливаться» из потока. Например, это тестирование рынка и создание современных продуктов. 

Выбирая уровень детализации, исходим от цели — для кого/чего описываем процесс. Если нужно:

• Описать бизнес для CEO — модель не будет перегружена нюансами. 
• Дать сотрудникам регламент — прописать бизнес-процесс детальнее, с системами, объектами и ответственными в виде ролей (BPM рекомендует управлять компанией через роли). 
• Сразу оживить процесс — логику прописать так подробно, чтобы не было двойного чтения и схема понималась однозначно. 

Чему будете учить на курсе «Нотация BPMN»?

Стандарт BPMN занимает 500 страниц текста — а на курсе мы разложим его на понятные уровни. Не бросимся изучать сразу всё, а будем осваивать знания ступенька за ступенькой.

Одно дело — создать схему, которая будет логически верна, другое — сделать ее простой для чтения и такой, которую легко модернизировать. В русскоязычном сегменте с этим огромная проблема. На курсе мы будем проходить мировые практики по моделированию процессов и составлению схем, которые будут логически правильными и легко читаемыми. 

Проблемы, которые возникают при описании бизнес-процессов

Сложности, которые появляются в начале проекта по моделированию процессов, можно разделить на два блока: сопротивление сотрудников и непонимание руководства.

В первом случае я часто вижу: 

Страх перед изменениями. В компаниях с плохо прописанными бизнес-процессами люди понимают, что в них что-то не так, но не признаются. Руководителю направления очень сложно сказать, что его команда работает плохо. И ему самому тоже не хочется перестраиваться.

Снобизм. Процессному архитектору не так важно, где он работает: на консервном заводе или в ритейл-сети. Процессы — это метауровень, часто они не зависят от сферы. Но когда специалист приходит, например, в бухгалтерию, ему говорят: «Вы же не бухгалтер? Почему тогда говорите мне, как я должен работать?».

Да, есть «эксперты предметной области» — и у них нужно уточнять нюансы сферы, в которой настраивается процесс.

Как решить. Одно из основных требований к внедрению процессов — поддержка руководства. Оно должно дать сигнал: «Ребята, нет задачи кого-то уволить. Задача — повысить эффективность».

Чтобы сопротивления было меньше, надо управлять изменениями. Запуская новые проекты, я всегда говорю топ-менеджменту: «Сейчас выстроится очередь недовольных сотрудников, будьте готовы». Это случается всегда, даже если коллектив слаженный.

Если говорить о владельцах бизнеса, частая проблема там: 

Непонимание, что BPM — про общую трансформацию. Нужно ориентироваться не на то, чтобы «просто внедрить CRM и работать дальше». Целью должно быть повышение эффективности через изменения. Если в каком-то подразделении запускается BPM-проект, но весь бизнес меняться не хочет, результативность стремится к нулю. 

Как решить. Объяснять пользу BPM на практике. У меня есть нестандартный кейс — о том, как развивать процессный подход в атмосфере, где все сопротивляются.

Руководство поставило цель: создать систему электронного архива и весь документооборот перевести в электронный вид. И о том, что я делаю это через внедрение BPMS, они не знали — им это было неинтересно. Главное — результат.

Многие BPM-системы легко справятся с задачами электронного архива. Но это не их основная функция. Когда руководство получило то, что хотело, я начал постепенно автоматизировать все процессы компании— и показывать результаты. 

Изменения очень понравились руководству — топ-менеджеры даже сказали, что всегда хотели внедрить такой подход. Изначально BPMS появилась как решение другой задачи, а сейчас все в компании — ее фанаты.

Рекомендуем скачать:

Скачать в Telegram Скачать в Viber

Сложные термины BPM

Главные сложности — особенности перевода. Это нормально, потому что нотация англоязычная. Сейчас уже есть официальная версия — но жаргонизмы остались. 

Один из них — «шлюз». Все типы развилок (а именно так переводится gateway в этой нотации) до сих пор часто называют «шлюзами». 

И еще есть один важный термин, о котором часто забывают, — токен. Простыми словами, это «горячая картошка» — задача, которую нужно как можно быстрее сделать и перебросить другому. Токен (задачу) на схеме не видно, но о нем важно помнить. 

Баланс между регламентом и креативом

Утверждение «вот мы все опишем и не сможем креативить» — ложное. На самом деле описание бизнес-процессов и их автоматизация не мешает, а помогает креативу. 

Когда процессы описаны, сотруднику больше не нужно держать в голове рутинные задачи (отправить письма, созвониться с подрядчиком, провести брифинг) — они уже автоматизированы или о них напоминает система. Его время освобождается. Оставьте простую работу технике — и занимайтесь тем, что должен делать человек: креативить и управлять. 

Описывая процессы в бизнесе, не стоит погружаться в мелочи («правую ручку клади влево»). Нужно описать, чего конкретно необходимо достичь в этой точке: например, «получить продукт с гарантированным качеством за неделю». А как именно — не так важно. 

Но, кроме регламента бизнес-процессов с описанием деятельности, еще есть политики — документы, которые задают правила. Цель регламента в том, чтобы без нарушения политики описать процесс — но оставить сотруднику свободу в чем-то действовать по-своему. 

Есть ли у BPMN минусы?

Относительно других нотаций, BPMN — очень молодой подход к описанию процессов. Поэтому те, кто ее создавал, вобрали все плюсы предыдущего опыта. 

Но у этой нотации есть и слабые стороны — например, она не подойдет, когда нужно:

• Показать иерархию процессов в компании — выстроить модель бизнеса в целом. В ней каждый из уровней показывает уровни ниже в виде черных ящиков с входами и выходами. Детализация тут не нужна. А BPMN 2.0 — это в первую очередь исполняемые процессы, где нужны подробности. Применяя BPMN, модель построить можно —  но вы либо нарушите нотацию, либо модель получится слишком детальной. Тут больше подойдет нотация IDEF-0.
• Сделать кейс-менеджмент — показать, как пользователь принимает решения в условиях огромной вариативности, а не просто набора задач, которые следуют друг за другом в своей логике. В этом случае лучше пользоваться нотацией СMMN (Case Management Model and Notation).
• Отображать процесс принятия решений. Если в какой-то точке — 30 решений, и все их будем отображать в BPMN, схема окажется перегруженной. Для этой задачи есть отдельная нотация — DMN (Decision Management and Notation), которая дополняет BPMN. 

5 программ для BPMN

Business Studio — платный российский софт для создания общей модели всей компании «сверху вниз». В нем можно описать процесс, артефакты к нему, пристроить шаблоны — и система вам автоматически создает регламент. Этот документ вы можете распечатать и раздать сотрудниками.

В Business Studio — целый набор нотаций и так называемые «модели бизнеса». Можно брать и выстраивать, что нужно. Аналог Business Studio — система ARIS, но стоит она намного дороже, и обычно ее используют максимум на 10% — как iPhone 12, по которому просто звонят. 

Camunda-modeller — система по моделированию от вендора, который предоставляет BPMS. Она помогает описать процессы с целью их последующей автоматизации. 

Аналог Camunda-modeller — Сawemo, от того же производителя. Ее главное преимущество — работа в облаках, без необходимости что-то устанавливать на компьютер. Одинаково эффективно в ней можно работать и на Mac, и на Windows.

Bizagi-modeller— достаточно известный инструмент с хорошей поддержкой нотации BPMN, его часто используют в России и странах СНГ. 

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.

→

Спасибо за подписку!