Алена Мысько — финансовый консультант для малого и среднего бизнеса. Ментор стартапов в рамках программ Seedstars и Startups Wise Guys, преподаватель академии SMEA и спикер TEDx. Клиенты — MacPaw, Feel VR, The Svadba и другие компании.
В коворкинге Chasopys.UNIT Алена выступила с лекцией «Финансовое планирование без слез, страданий и напрасных надежд». Записали самое интересное.
Как планировать доходы
1. Перед планированием доходов проведите минимальный анализ рынка: конкретно тех факторов, которые могут повлиять на ваш бизнес.
2. Проанализируйте продажи за прошлый период — год, полгода, месяц. Это даст понимание общей тенденции: как менялись ваши доходы за последние пару лет или пару месяцев.
3. Определитесь, нужно ли запускать новые продукты или услуги. Это становится ясно после анализа рынка. Если понимаете, что есть тенденция к увеличению цен на ваш продукт, можете также это планировать.
4. Проанализируйте, что еще влияет на продажи. У каждого бизнеса есть свои дополнительные факторы. Для e-commerce проекта это могут быть технические показатели — воронка продаж, лиды, для сервисного бизнеса — маркетинговые активности, для производства — договоренности с поставщиками.
5. Проанализируйте рост показателей за предыдущие периоды. Это холодный душ для любого бизнеса. Не планируйте «вырасти в два раза за год», если за последние пару лет выросли на 10%. Резкий рост может произойти тогда, когда вы запускаете инновацию или что-то кардинально меняете в бизнесе.
6. Проанализируйте операционные планы. Грубо говоря: если команда из трех человек может выполнять пять проектов, то команда из шести человек выполнит 10, максимум — 11. Чтобы сделать 12 проектов, нужно брать еще одного человека. А это дополнительный расход за зарплату.
Как планировать расходы
Расходы компании всегда привязаны к её доходам. Если планируете рост, расходная часть будет увеличиваться.
По расходам есть несколько основных категорий — себестоимость, административные траты, аренда и ремонт офиса.
У каждого бизнеса своя себестоимость. Для производства — это закупка сырья и выплаты зарплат. Для розничных и оптовых компаний — закупки и логистика. Для сервисных фирм — набор бюджетов, которые показывают, сколько проектов делается при разных вариантах загруженности команд.
Также есть статьи расходов, которые привязаны к продажам. Например, выплаты процента от продаж сейлз-отделу. Это тоже нужно закладывать в финансовый план.
Есть расходы на командировки сотрудников, аренду офиса, коммунальные платежи. Соответственно, когда вы расширяетесь и набираете новых людей, расходы будут расти. Это часть операционного плана.
Не забывайте о расходах, которые финансируются из прибыли. Например, если в компании работает топ-менеджмент, зарплата которого зависит от привлеченных денег.
Как контролировать планы, чтобы они выполнялись
1. Не «съедайте» весь возможный бюджет.
Люди съедят всю еду, которую положат им на тарелку. Даже если её там будет слишком много. Это доказано многими исследованиями.
То же происходит с бюджетом. Часто отделы не используют все деньги по конкретным статьям и перекидывают их на другие. Это особенно популярно в маркетинге. Так нельзя делать.
Если вы забюджетировали конкретную сумму, оставайтесь в её пределах. Потратили меньше — это нормально, не перекидывайте остаток на другие статьи.
2. Используйте гибкое бюджетирование.
Привяжите каждый пункт расходов к операционным планам. Иначе из-за малейших изменений будет сложнее рассчитывать расходную часть.
Например, если вместо одной единицы вы начали изготовлять семь, но в расходах указали сумму на все производство, вы не будете знать стоимость одной единицы. И не будете понимать, как справляться с расходной частью, если начнете изготавливать больше.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Гибкое бюджетирование — это разработка бюджетов под каждый сценарий. Когда видите, что выходите за рамки бюджета, проанализируйте, почему так происходит с операционной точки зрения, и внесите изменения.
Несколько лайфхаков, как экономить
1. Держите минимально необходимое количество сотрудников.
Когда компания растет, начинает набирать новых сотрудников, появляется куча разных должностей. Но это не всегда оправдано. Изначально просчитайте, позволяют ли ваши объемы роста покрывать все расходы. Планируйте, как будет увеличиваться зарплата всех сотрудников, — их ведь тоже нужно удерживать.
2. Уменьшайте текучку персонала.
Дешевле выращивать сотрудников внутри компании, чем нанимать новых. При найме вы теряете деньги, потому что:
- во время адаптации новичок не будет выполнять нужные вам планы
- на поиск и хайринг людей нужен ресурс
Поэтому развивайте своих сотрудников и инвестируйте в то, чтобы удерживать их в компании.
3. Урезайте расходы с помощью автоматизации.
Есть много программ и систем, которые упрощают работу. Инвестируйте в них, чтобы использовать меньше человеческих ресурсов. Если можно внедрить программу за сумму, которую вы платите сотрудникам на протяжении года, это выгодно. В будущем она окупится.
4. Ищите финансово выгодные варианты.
В некоторых случаях лизинг выгоднее, чем покупка, а кредит выгоднее, чем вложение собственных средств. Анализируйте эти моменты, чтобы не тратить деньги зря.
Пример экономии высшего уровня — компания Amazon. Первое время они работали за столами из неотесанного грубого дерева. Также у них есть правило одной пиццы: в одном проекте должно работать столько людей, сколько смогут пообедать одной пиццей.
То есть даже в Amazon — крупнейшей компании в мире, которая генерирует огромный доход, постоянно думают об оптимизации расходов.
