cover

Power BI: как автоматизировать аналитику, готовить отчеты и объединять данные

Разноцветные графики, диаграммы и карты, которые сэкономят вам время и деньги.
author
Ханна Руденко
Обозреватель в LABA

Эксперт по бизнес-аналитике и финансист Виктор Рыжов внедряет аналитические системы в компаниях разного масштаба — от агрохолдингов до сетевого ритейла. Он работает с разными системами бизнес-аналитики, но его главный инструмент — платформа Microsoft Power BI.

Зачем бизнесу визуализировать данные, какие проблемы решит автоматизация аналитики и в чем главные преимущества Power BI — в интервью.


Аналитика для клиента

В современном мире самое ценное — информация. Если умеете в ней разбираться и эффективно использовать, бизнес будет успешным.

Цифр все больше, мы в них тонем. Визуализация — спасательный круг.

С ней можно быстро анализировать массивы данных, выделять связи и фокусироваться на том, что действительно важно. В итоге — принимать решения на основе фактов, а не интуиции.

Аналитик собирает информацию и вытягивает из нее главное для тех, кто принимает бизнес-решения. Он должен общаться с главным заказчиком, кем бы он ни был — менеджером по поставкам или директором по развитию, которому нужно найти ответ на вопрос. Важно, чтобы аналитик правильно понял цели и задачи заказчика, иначе получится детальный, но бесполезный для бизнеса отчет.

Если сравнивать информацию с лотком сырых яиц, то аналитик — это тот, кто готовит для заказчика яичницу.

Бизнес-аналитика сети ресторанов на базе Power BI

Кому нужен Power BI

Инструмент Power BI компании Microsoft автоматизирует отчетность и аналитику, объединяет данные из разных источников и минимизирует ручной труд в подготовке отчетов.

Инструмент полезен для:

 аналитиков — они тратят массу времени на механическую сборку отчетов, а это скучно и долго. Power BI помогает настроить алгоритм работы с данными, а потом использовать его бесконечное количество раз, без особых временных затрат.

  менеджеров среднего и высшего звена — в больших компаниях команды экономистов-аналитиков готовят отчеты очень долго, часто с ошибками, а сами отчеты получаются статичными. В этой ситуации работа того, кому предназначен отчет, — менеджера по продажам, акционера или финансового директора — напрямую зависит от экономиста или аналитика.

С Power BI аналитические отчеты перестают быть эксклюзивным продуктом экономического отдела. С ним пользователи могут самостоятельно добывать нужную информацию буквально в несколько кликов. Это разгружает и самих экономистов — они получают меньше запросов вроде «А можешь в этом отчете сделать в строках годы, а в столбиках — месяцы?»

  владельцев небольших компаний — они экономят и не могут нанять экономиста или аналитика — это дорого, и, скорее всего, у специалиста не будет полной загрузки.

У владельца два выхода: нанять аналитика за 200 долларов или использовать Power BI, чтобы получить «аналитику без аналитиков». Во втором случае консультант разово настроит алгоритм, и сотрудники смогут анализировать данные самостоятельно, адаптируя отчет под задачи.


Зачем BI стартапу

У стартапов высокая динамика работы. По статистике, 20% из них разоряются в первый год существования, и только около половины отметят трехлетие. Чтобы не оказаться в группе утонувших, решения нужно принимать быстро. Без анализа показателей не обойтись. 

Стартапы движутся методом проб и ошибок — выбираешь направление, спотыкаешься, падаешь, меняешь курс. Аналитика помогает выявлять закономерности и корректировать курс.

Когда клиентов много, каждый приносит доход и общие объемы продаж большие, сложно понять, на ком концентрироваться. В таких ситуациях стоит помнить про принцип Парето: 20% клиентов приносят 80% прибыли. Анализ помогает определить самых важных клиентов, чтобы разработать стратегию сотрудничества с ними.

Power BI — не Excel

Power BI создан как платформа для интеграции и визуализации данных. Чтобы строить плановые бюджетные модели бизнеса или считать, нужен Excel. В нем просто вести отчетность, но неудобно ее анализировать.

В Excel раньше было ограничение в 65 тыс. строчек, сейчас — 1 млн. В Power BI таких ограничений не может быть — там другая система.

В Excel нет разделения прав доступа, например когда руководитель одного региона не видит информации по другому региону. А Power BI это позволяет.

В Power BI легко настраивается автоматическое обновление. Вдобавок Power BI каждый месяц добавляет новые функции — это облачный сервис.

Два почти одинаковых по наполнению отчета в Excel и в Power BI 

Power BI и конкуренты

В сегменте программ для самостоятельной бизнес-аналитики есть три лидера — Power BI, Qlik и Tableau. Их основное различие — в стилях визуализации графиков.

Power BI дешевле конкурентов. Лицензия для одного пользователя в месяц стоит около $10, у Qlik — $15, у Tableau — $35. У Power BI есть и бесплатная версия, которой достаточно большинству пользователей.

Важная характеристика Power BI — хорошая интеграция с другими продуктами Microsoft: Excel, PowerPoint и другими. Он может подключаться к разным источников данных: отдельным файлам и папкам, офлайн- и онлайн-базам данных, сервисам вроде Salesforce, Facebook, Mailchimp, Google Analytics, к современным CRM-системам и системам телефонии.

Аквариумы, датчики KPI и графики в Power BI

В Power BI есть около 30 классических визуализаций — линейные графики, круговые диаграммы, гистограммы, датчики KPI. Кроме стандартных, есть ещё библиотека кастомных пользовательских визуализаций, которая постоянно расширяется самими пользователями. Дополнительно есть конструктор визуализаций для разработки индивидуальных графиков, но здесь нужны навыки программиста.

Визуализация в виде аквариума

Power BI предназначен для того, чтобы выжимать из информации суть — чем проще, тем лучше.

Визуализация помогает понимать информацию, видеть тенденции.

Для внутренней коммуникации в компании лучше использовать стандартные графики, концентрированные. Но в отчете аналитика для топ-менеджера нужны не только визуализации, но и подсказки — на какие выводы обращать внимание.

Необычная визуализация привлекает внимание аудитории, ее можно реализовать в Power BI — например, с помощью «аквариумной» темы или других графических подходов. Но если хочется подать график художественно, эта задача уже будет граничить с дизайнерской. Например, чтобы показать соотношение вегетарианцев и мясоедов в мире, можно нарисовать обычную круговую диаграмму с разноцветными фрагментами, а можно изобразить пиццу с овощными и мясными кусками.

Как готовить «яичницу» из данных

Источники данных можно объединять и создавать целостную модель данных.

Например:

 берем фактические данные из учетной системы 1С, дополняем их плановыми цифрами из Excel и видим, кто выполнил план, а кто — нет

 или берем расходы на рекламу, связываем количество посещений сайта или звонков из системы телефонии, добавляем цифры конечного дохода и понимаем, сколько денег принесли звонки. Можно определить, сколько денег потратили на рекламу в конкретный день, и понять, сколько тогда было звонков с заказами. Соответственно, можно рассчитать дополнительный KPI, конверсию, соотношение доходов и расходов.

Если определенные данные нужны постоянно, можно настроить их автоматическое обновление. Тут тоже работает принцип приготовления яичницы: берем яйца с верхней полки, масло сверху, колбасу снизу, смешиваем их в определенной пропорции, жарим — готово. Если настроить автоматическое приготовление, то алгоритм действий «запоминается». В следующий раз не нужно думать, где брать продукты и как их соединять.

Как Power BI помогает бизнесу — реальный опыт

Я пришел работать в агрохолдинг, где было 30 объектов. Экономисты анализировали их не по отдельности, а как единое направление — 30 раз формировать отчет по каждому объекту было сложно и долго. Направление было прибыльным, но не было ясности, какой из объектов прибыльнее. Когда внедрили бизнес-аналитику, появилась возможность видеть доходы, расходы и прибыли каждого объекта. Оказалось, что четыре объекта убыточные — часть из них продали, часть закрыли.

В одной торговой компании было принято оценивать эффективность менеджера по объему продаж — классический KPI. Мы внедрили Power BI, подключили таблицы с данными о скидках для каждого клиента и себестоимости проданных товаров и начали оценивать работу менеджеров не по объему продаж, а по прибыли. Оказалось, что некоторые менеджеры продавали много низкомаржинального товара с большой скидкой и получали хорошие бонусы. У других менеджеров объемы продаж были скромнее, но прибыли они приносили больше. После анализа справедливость восстановили.

Пример дашборда Power BI «Аналитика ритейла одежды и обуви»

Прибыль нескольких точек одной торговой сети упала. Когда провели сравнительный анализ прибыли на одного сотрудника в каждой из точек, то стало ясно, что доходы магазинов в пределах нормы, а вот персонала слишком много. С таким штатом выручки должно быть больше. Аналитика привела руководство к выбору — сократить штат или «прокачать» его на тренингах и научить продавать больше.    

Сетевой ритейл должен анализировать прибыльность торговых точек. Нужно понимать, сколько продавцов работает в каждой точке и сколько каждый из них приносит дохода. Так у бизнеса появляется обоснованное, а не интуитивное понимание ситуации.

Как внедрить Power BI

Компания должна понимать, какие конкретные проблемы хочет решить при помощи Power BI. И воспринимать внедрение как отдельный проект с установленными сроками и бюджетом. Потребуется обучение конечных пользователей — важно показать, как с помощью Power BI решать насущные задачи.

Прежде чем внедрять Power BI, важно понять:

 зачем компании система бизнес-аналитики?

 кто будет внедрять —консультант или штатный сотрудник?

 если штатный сотрудник, то когда он это будет делать и какая финансовая мотивация для него предусмотрена?


Аналитика без диплома

Базовый уровень использования сервисов бизнес-аналитики не требует навыков программирования. Понимание основных принципов дизайна важно, но программировать не обязательно.

Программирование в Power BI — это описание формул для расчета метрик и объединение данных из разных источников. Большинство формул очень похожи на экселевские, и пользователю Excel освоить их просто.

Дашборд с аналитикой по Nova Poshta Kyiv Half Marathon 2017

Чтобы пользоваться результатами, специальные навыки не нужны тем более. «Потребителю» отчетов не нужно заходить в программы 1С или открывать экселевский файл экономиста и пытаться что-то найти в километровых таблицах. Визуализация открывается в браузере на компьютере, планшете или телефоне — это уже готовая «яичница».

Если пользователь никогда не применял экселевские формулы СУММ или СУММЕСЛИ, сразу работать с Power BI будет непросто. Но если базовые навыки Excel есть, на создание простого графика понадобится минут 10 даже без обучения, сервис очень интуитивный. А на построение несложной системы бизнес-аналитики в компании у опытного пользователя Excel может уйти всего пара недель.

Раньше в резюме экономиста или финансиста обязательной была графа «умею работать в Excel». Через пару лет ее заменит «умею пользоваться системами для бизнес-анализа». На Западе это уже мейнстрим.

Последние материалы
Ближайшие курсы
image ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
от ручного управления к компетентным процессам
image HR БИЗНЕС-ПАРТНЕР
как стать стратегическим партнером для бизнеса
image EXCEL ДЛЯ БИЗНЕСА
системный подход к анализу данных
mail
Подпишитесь и получайте лучшие материалы от LABA
photo

Виктор Рыжов

Курс
POWER BI
19 февраля - 21 марта
  • создание красивых отчетов за несколько минут
  • объединение данных из разных источников
  • построение понятных дашбордов и визуализаций
  • внедрение облачной бизнес-аналитики
записаться