cover
«Бизнес-аналитик замечает проблему еще до ее появления»

Как найти слабое звено в бизнес-процессах компании

author

Обозреватель в LABA

«У нас проблема — падает прибыль», — говорит директор бизнес-аналитику. «На самом деле это не проблема, а следствие. Проблему будем искать», — отвечает аналитик. Аналитики выявляют проблемы бизнеса и предлагают решения для их устранения — помогают компании меняться в правильном направлении.

О том, как работают бизнес-аналитики, что они должны уметь и зачем они нужны, рассказал Александр Белин — Президент Российского отделения IIBA, ведущий бизнес-аналитик компании EPAM Systems. Принимал участие в проектах для Oracle, Boeing Inc., Kaspersky Lab, DHL.

Как найти слабое звено в бизнес-процессах компании 0

О том, чем занимается бизнес-аналитик

Есть бизнес, а у него — потребности, которые должны удовлетворяться. Если этого не происходит, появляется ощущение, что что-то пошло не так.

Например: отстаем от конкурентов, теряем клиентов, падает качество продукции, снижается мотивация сотрудников. Бизнес воспринимает это как проблемы. На самом деле это лишь их индикаторы.

Задача бизнес-аналитика — понять, что пошло не так и почему, выявить истинные проблемы и предложить решения для их устранения.

Аналитику говорят: «Знаете, у нас проблема — мы теряем заказчиков».

Он отвечает: «Ребята, это не проблема, а следствие. Давайте разберемся, в чем настоящая проблема». Проблемой может быть устаревшее приложение или бизнес-процессы, которые стали неудобными для клиентов.

Как найти слабое звено в бизнес-процессах компании 1

Финансовые бизнес-аналитики разбираются в финансовых вопросах, информационные определяют, почему неэффективен веб-сайт и предлагают разработать новый на другой платформе.

Специалисты в процессном управлении специализируются на оптимизации бизнес-процессов.

Бизнес-анализ полезен любому бизнесу — коммерческому или некоммерческому, государственному или частному. И любой отрасли, где потенциально могут возникнуть проблемы: финансы, авиастроение, производство.

Кейс: решение проблемы при помощи бизнес-анализа

Я принимал участие в проекте по разработке информационной системы для логистической компании DHL. Мы проводили его в Малайзии — там находится IT-департамент компании.

Как найти слабое звено в бизнес-процессах компании 2

Компания DHL пережила взрывообразное развитие, очень быстро захватывала рынки. Она пришла практически в каждую страну и параллельно со своим физическим представительством открывала веб-сайты.

Экспансия шла путем поглощения логистических компаний, которые уже существовали в этих странах. И DHL просто проводила ребрендинг веб-сайтов этих компаний, при этом функционал оставался специфичным для каждой страны, поскольку учитывал особенности местного законодательства. Фактически, сайты DHL в каждой стране были разными.

Как найти слабое звено в бизнес-процессах компании 3

Поддерживать такой парк приложений и сайтов было расточительно. Компания приняла решение: разработать один портал, который будет работать как 150 маленьких.

Наша группа из 9 бизнес-аналитиков должна была изучить, как реализуются задачи компании в каждом отдельном приложении и стране: 

, иконка 1

— разработать набор бизнес-процессов для всех стран

— выявить общие бизнес-процессы и бизнес-правила 

— реализовать их как корневой функционал и дополнить их сценариями, специфичными для каждой страны.

Нам нужно было проработать концепцию единого приложения, которое бы объединяло функционал всех существующих приложений и сайтов. На реализацию проекта ушел год.

За это время мы смогли создать систему, которая, с одной стороны, была единой для всех стран, а с другой — учитывала особенности каждого рынка.

О том, как бизнес-анализ влияет на прибыль

Бизнес-анализ позволяет устранить проблемы и поднять бизнес на новый уровень. И первое, и второе влияет на прибыль.

Пример из практики: крупная инвестиционно-консалтинговая компания, город Бостон, Массачусетс, США. Ее конкуренты применяли мощные математические инструменты, что позволяло лучше оценивать инвестиционную обстановку и давать точные рекомендации по инвестированию.

Наши специалисты разработали функционал, основанный на сложных алгоритмах. Это позволило получать более точные значения финансовых метрик и принимать оптимальные инвестиционные решения. В результате компания значительно расширила круг клиентов и увеличила прибыль.

Реализация решения, которое предлагает бизнес-аналитик, позволяет компании:

, иконка 1

— выжить

— не отставать от конкурентов

— двигаться к своей очередной стратегической цели.

Об ответственности бизнес-аналитика

Бизнес-аналитик не всегда вовлечен в реализацию изменения. Допустим, в качестве решения была предложена перестройка бизнес-процессов. Внедрять такие решения — зона ответственности менеджмента компании.

Но аналитик проводит мониторинг изменений, чтобы вовремя предложить корректирующие меры. Главная цель такого мониторинга — быть уверенным, что внедряемое решение по-прежнему решает выявленные проблемы.

Бизнес-аналитик не врач — он не принимает прямого участия в «лечении» компании. Это тот, кто придет в компанию и разберется, в чем проблема, предложит решение и будет наблюдать, как его внедряют.

Есть два типа вовлечения аналитика:

, иконка 1

Проектная работа

Когда появилась проблема, компания нанимает стороннюю команду с бизнес-аналитиком. После окончания проекта команда уходит.

Постоянная работа

Не в рамках одной инициативы, а постоянно. В этом случае аналитики являются штатными сотрудниками из отделов бизнес-анализа, стратегического развития или финансового анализа.

О бизнес-анализе в Agile-проектах

Есть два подхода к организации работы в проекте: основанный на детальном планировании (plan-driven) и подход, главным двигателем которого являются изменения (change-driven).

Agile — яркий представитель подхода change-driven. Он пришел из IT, но сейчас его применение гораздо шире.

Предполагается, что в классическом Agile бизнес-аналитик не нужен — команда небольшая, общается с заказчиком напрямую и постоянно.

Как найти слабое звено в бизнес-процессах компании 4

Заказчик делает небольшие запросы, а разработчики их сразу реализуют. Есть быстрый результат, его можно сразу верифицировать — проверить, правильно ли поняли пожелания заказчика.

Реализовали → внедрили → показали → поняли, правильно-неправильно →  поправили.

Тем не менее, в некоторых Agile-проектах бизнес-аналитики полезны. Чаще всего это происходит в проектах, реализующих сложную бизнес-логику. Там задача бизнес-аналитиков — выполнять все те же действия по бизнес-анализу, но уже в рамках коротких итераций, небольшими порциями.

Как найти слабое звено в бизнес-процессах компании 5

В Agile-проектах бизнес-аналитик должен определить объем работы и обозначить, какими основными функциями будет обладать решение. Он создает общий список — бэклог задач, которые разработчики должны будут внедрять.

Дальше аналитик занимается планированием и детализацией. Он общается с внешним или внутренним заказчиком (в проектах их называют product owner и subject matter experts), совместно с ними определяет, какая часть списка должна быть реализована в следующей итерации. В Agile это называется «спринт». Обычно он занимает две-три недели.

, иконка 1

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Еще до того как начинается разработка, бизнес-аналитик должен детально проработать эти требования и донести их до разработчиков. Сказать им: «Нужны вот такие функции, они должны работать вот так».

Дальше он контролирует разработку и параллельно готовит новую порцию требований к следующей итерации.

Бизнес-аналитик не руководитель проекта. Руководитель проекта управляет командой, ресурсами и бюджетом. 

Задача аналитика — управлять не командой, а информацией о том, что и когда команда должна делать.

О том, как бизнес-анализ помогает предсказать риски

Есть два типа рисков:

, иконка 1

Текущие риски

Штатные бизнес-аналитики составляют набор метрик, которыми измеряют текущее состояние компании. Так они понимают, что идет по плану, а что — нет.

Метрики могут быть финансовые, технические, логистические. Любое негативное отклонение — это риск. Если ничего не предпринять, то в будущем риск превратится в проблему.

Риски в процессе изменений

При проведении изменений всегда есть риск, что что-то пойдет не по плану. Например, бизнес-аналитик должен сказать: «Мы отстаем по срокам пока только на неделю, но если тенденция сохранится, можем опоздать с реализацией на полгода.

Это грозит перерасходом бюджета и невыполнением обязательств». Это уже серьезная потенциальная проблема. Бизнес-аналитик должен увидеть эти индикаторы и начать с ними работать.

О том, как внедрять изменения после бизнес-анализа

Если бизнес-аналитик разработал решение и сказал «ну, ребята, внедряйте», а сам упаковал чемодан и уехал в отпуск — это плохой бизнес-аналитик. Бизнес-анализ начинается до проведения изменений и заканчивается гораздо позже, чем они завершены.

Вот четыре стадии работы бизнес-аналитика:

, иконка 1

период стабильной работы компании

, иконка 2

период перед изменениям

, иконка 3

изменения

, иконка 4

период после изменений

Проведение изменений — это 1/4 всего процесса, а бизнес-аналитик работает на всем цикле. Он готовит изменения, контролирует, мониторит, подсказывает и дорабатывает решения.

Аналитик работает еще долгое время после завершения изменений, поэтому отвечает за обучение сотрудников. Внедрили новый веб-сайт или бизнес-процесс — необходимо научить сотрудников с ним работать.

О «Библии» бизнес-аналитиков

Есть разные инструменты бизнес-анализа, но самый главный — это мозг. Вспомогательных инструментов много, в каждой сфере они свои: инструменты финансового анализа, моделирования, планирования, документирования, управления требованиями.

На старте карьеры лучше не зацикливаться на инструментах, а постараться понять цель и задачи бизнес-анализа. Без этого понимания, умение использовать те или иные инструменты — всего лишь механические навыки.

Как найти слабое звено в бизнес-процессах компании 6

Хорошее понимание бизнес-анализа дает Руководство к Своду знаний по бизнес-анализу (BABOK Guide® v3.0) — своеобразная Библия бизнес-аналитиков, разработанная Международным институтом бизнес-анализа (IIBA®).

Это международная организация, которая занимается развитием бизнес-анализа и сертификацией бизнес-аналитиков. BABOK описывает подходы, методы, техники и инструменты, применяемые в бизнес-анализе независимо от области, в которой проводится проект.

Институт управления проектами (PMI) также разработал свод знаний по бизнес-анализу (The PMI Guide to Business Analysis), но его рекомендации пересекаются с BABOK и во многом на ней основываются, освещая бизнес-анализ с точки зрения проектной деятельности.

О том, когда обращаться к бизнес-аналитике

Тут как в притче: молодые родители спросили у гуру: «Нашему ребенку три месяца, когда начинать его воспитывать?» Гуру ответил: «Вы опоздали на три месяца».

Бизнес-анализ должен появиться в компании с первого дня ее существования — а лучше, даже до этого. Стратегическая цель и план развития должны быть еще до того, как компания формально создана.

Последние материалы
Ближайшие курсы
image SQL для аналитиков
язык реляционных баз данных
image Бизнес-анализ
от проблем к возможностям
image Power BI
аналитика и визуализация данных для бизнеса
mail
Подпишитесь и получайте лучшие материалы от LABA
photo
Александр Белин
Курс
Бизнес-анализ
20 февраля - 09 апреля
  • исчерпывающе о целях и задачах бизнес-анализа
  • выбор подхода в бизнес-анализе
  • инструменты решения бизнес-проблем
  • разработка, реализация и оценка эффективности решений
записаться