13 фінансових помилок, які руйнують бізнес у кризу | Бізнес-школа Laba (Лаба)

Пошук

13 фінансових помилок, які руйнують бізнес у кризу

Ховатися від кредиторів і роздавати всім знижки — як не варто поводитися під час кризи.

cover-vorobev-628b880e11f49935085634.jpg

Для грамотного фінуправління компанією сьогодні є всі курси, консультації, софти, інструкції. Не розібратися майже неможливо, але іноді фінансисти та власники припускаються елементарних помилок.

Що це за помилки і як їх уникнути, розповідає Валентин Воробйов — лектор Laba, ех-CFO у «Будинок Іграшок» та UPG, фахівець у сфері фінансів та автоматизації з 20-річним досвідом у таких компаніях, як «Нова Пошта», Vodafone, Beeline, Ukrtelecom.

Помилки, пов'язані з бюджетом компанії

#1. Не вести платіжний календар

Платіжний календар — це короткостроковий план компанії та зрозуміла система координат. Якщо бізнес його не має — незрозуміло, куди й навіщо рухатися.

У календарі з розбивкою по днях або тижнях відображаються приходи та витрати компанії. Він допомагає керувати рухом коштів, передбачати касові розриви та контролювати дебіторські заборгованості.

Під час пандемії я працював CFO у «Будинок іграшок» — найбільшій в Україні мережі магазинів іграшок (64 у 18 містах). Саме платіжний календар допоміг пройти кризу, коли перестали працювати всі офлайн-магазини. За допомогою цієї таблиці, яку ми вели щодня, вдалося структурувати потоки грошей, правильно планувати надходження, оперативно стежити за витратами, робити плани погашення поточних боргів та повідомляти про них наших партнерів.

Платіжний календар — простий та важливий інструмент. Але щоб він «працював», його треба вести системно. Якщо планувати на кілька місяців зараз складно, запустіть календар на 4 тижні вперед і щотижня робіть апдейт.

Якщо не знаєте, як використовувати інструмент у своїй компанії, підготували для вас покрокову шпаргалку і шаблон, який допоможе розібратися з календарем.

#2. Не переглядати дрібні видаткові частини

Лише лінивий не сказав, що під час кризи потрібно відмовитися від усього, без чого компанія зможе існувати. Все правильно — потрібно переглянути витрати та зрозуміти, де можлива оптимізація. Але як показує практика, — урізають лише очевидні та великі витрати. Наприклад, маркетинг. Але в перспективі він дає дохід.

Тому, крім великих витрат, проаналізуйте маленькі та «непомітні» — наприклад, господарські товари або неактуальні підписки. Подібні дрібні статті у сумі дають великі витрати. Згадаймо авіакомпанію American Airlines, яка, прибравши одну оливку з грецького салату, заощадила $40 тис. за рік.

Пройдіться по кожному рядку витрат та проаналізуйте, що без вагомих втрат можна скоротити.

#3. Не робити «план-факт»

Подібну помилку часто можна було зустріти і до війни, а з 24 лютого, коли навколо хаос і плутанина, — багато хто зовсім забув про такий інструмент. Але ж під час кризових періодів фокусування має бути на 1000%.

На старті кар'єри фінансовим аналітиком я працював у дочірній компанії Intel, яка вклала $20 млн у будівництво інтернет-станцій по всій Україні. Спершу я не розумів, куди йдуть гроші. Після запровадження щоденного cash flow та «план-факту», стало зрозуміло, на що і в якому розмірі витрачаються фінанси. Це допомогло побачити шляхи покращень — наприклад, вчасно вимагати додаткове фінансування, щоб попереджати затримки виплат та вести будівництво, згідно з термінами.

Щоб автоматично відстежувати усі показники компанії, рекомендую робити щоденні дашборди. Для цього можна скористатися моїм шаблоном — його легко автоматизувати і зв'язати з вашою IT-системою.

«План-факт» допомагає вчасно помітити та знизити витрати, якщо заплановані надходження знижуються. Це стосується як фінансів компанії, так і особистих. Якщо прогнозований дохід зменшується, потрібно пропорційно скоротити витрати.

Помилки, пов'язані з управлінням грошима

#4. Ховатися від кредиторів

Ми переживаємо складний час, але якщо вам хочеться кричати «А-а-а! Не хочу цим займатися, потім заплатимо, вони й так усе розуміють — війна в країні», — зробіть крок і вийдіть на контакт із кредитором першими.

У такому питанні завжди треба йти на випередження. Якщо ви знаєте, що мусите, але не можете заплатити, виходьте на зв'язок і пропонуйте рішення. Це допомагає «згладити кути» та знайти компроміс. Бо якщо кредитори зв'яжуться з вами першими, то рішення у них, швидше за все, вже буде не на вашу користь.

Незабаром війна закінчиться — Україна та ринок відновляться, а люди та репутація залишаться. Як репутація компанії, так і фіндира, який або ховався, або йшов на контакт.

#5. Не аналізувати портфель продажу та маржу

Якщо не брати до уваги маржинальність і не аналізувати портфель продажу — це може вилитися у велику проблему.

У багатьох компаній зараз залишився вал продуктів — припустимо, 10 тис. найменувань. Але з них, за класикою, приблизно 20% товару — ті, що дають основний дохід. Проаналізуйте ці 20% і зрозумійте, чи там є маржа. Якщо ні — сконцентруйтеся на продуктах, які дають заробіток зараз.

При аналізі маржі валового прибутку звертайте увагу, щоб місячні відхилення були не більше 1–2%. Якщо маржа «скаче» — це означає, що щось не так із собівартістю або є проблеми в ціноутворенні.

Можливо, доведеться відмовитися від продуктів, які працюють у нуль чи мінус, бо їх необхідно сапортувати, а для цього потрібні ресурси.

Якщо у вас усі товари працюють у нуль, отже, треба підвищувати ціни. Досвід «Будинку іграшок» показав, що боятися цього не варто. Конкуренти завжди стежать за вами, і якщо ціни не збільшите ви, піднімуть вони. Це особливо актуально зараз, коли зростає чек на пальне. Ви не можете працювати в нуль, інакше бізнес доведеться закрити за один-два місяці.

#6. Робити знижки без цілі

Перш ніж знижувати ціни на товар чи послугу, поставте собі запитання: «щоб що?».

Прогнози кажуть, що НБУ незабаром перестане регулювати курс гривні та «відпустить» його. Це може призвести до того, що в стабільній валюті (наприклад, у доларі) ми почнемо заробляти менше, ніж могли б отримати зараз.

Тому, вирішуючи, як вчинити зі знижками та залишками, керуйтеся зрозумілою логікою — чого ви хочете домогтися:

  • розпродати товар, що залежався, з меншою маржею, але забезпечити грошовий потік компанії
  • розвантажити склад та платити меншу оренду
  • покрити заборгованість
  • витіснити конкурентів
  • розпродати все якнайшвидше за собівартістю та перевести отриманий прибуток у стабільну валюту

Щоб призначати людині лікування, необхідно провести чекап організму. Те саме стосується компаній — рішення необхідно приймати, виходячи із загальної картини. Тоді знижки зіграють на руку, а не обвалять ринок.

Бажаєте отримувати дайджест статей?

Один лист з найкращими матеріалами за тиждень. Підписуйтесь, аби нічого не проґавити.
 
Дякуємо за вашу підписку!

#7. Не працювати з дебіторкою

Кожному фінансисту під час кризи треба бути трохи «продажником» і вибудовувати комунікацію з контрагентом так, щоб він заплатив вам, а не комусь іншому.

Під час світового локдауну, коли все зупинилося, «Будинок іграшок» мав 30% дебіторки у транснаціональних корпораціях. Частина з них — у компанії Lego. Для них сума була незначною на загальному фоні боргу, а для нас це суттєві надходження. Тому ми провели перемовини, Lego сплатили свою заборгованість, що допомогло нам ще кілька тижнів підтримувати компанію.

При роботі з дебіторкою важливо:

  • йти від макро до мікро, тобто акцент спочатку на найбільших боржниках
  • спілкуватися з ними про повернення, оскільки великі компанії можуть навіть не помітити свого боргу вам у загальному обсязі — і заплатять тільки тому, що ви подзвонили

Крім того, важливо структурувати та аналізувати дебіторку, щоб розуміти, скільки грошей вам повернеться цього місяця, скільки — наступного, а про які кошти можна забути. Наприклад, з початком війни в деяких компаніях, чиї фінанси я веду, близько 30-40% дебіторки довелося викреслити, оскільки бізнеси закрилися, люди роз'їхалися або в тих регіонах йдуть активні бойові дії та компанії не спроможні виплачувати борги.

Помилки, пов'язані з фінансуванням

#8. Не працювати з банками

Близько 90% фінансистів не працюють із банками та не користуються кредитами. Вони сконцентровані на сьогоднішніх виплатах і не думають про «завтрашній» розвиток.

Українські банки від травня 2022 року відновлюють кредитування — і цим потрібно користуватися. Не зв'язуватися з банками — помилка, яка може коштувати компанії зростання.

Коли я тільки-но починав працювати у сфері фінансів, вважав, що всі державні програми на кшталт безвідсоткових кредитів, доступного житла чи програм лояльності — або для обраних, або якась «лажа».

Насправді все виявилося інакше, і зараз активно користуюся можливостями, які дає держава. Так, для оформлення знадобиться час, зусилля та відповідність критеріям, але отримати кредит на розвиток бізнесу — простіше, ніж витягти гроші з оборотного капіталу, особливо коли їх бракує.

Рекомендуємо прочитати:

img-fincheckupua-61eeba1caa8c6497137805.jpg

Як зрозуміти, чи здорова ваша компанія

Читати

Основні програми, на які варто звернути увагу:

  • кредитна програма 5-7-9%
  • пільгові безвідсоткові кредити для малого бізнесу

Для будь-якої компанії, яка збирається розвиватися, кредитування — чудова можливість. Але варто сказати, що, окрім «бажання» рости, у вас має бути розуміння, як ці гроші примножити. Інакше ви просто отримаєте борги.

#9. Не робити резерву чи подушки

Якщо у вас усі гроші «працюють» і немає резерву, то це, напевно, стало великою проблемою з початком війни. Бо щойно падає дохід — брати кошти на оплату оренди, зарплати, кредитів немає звідки. Тому завжди треба робити резерв — і це стосується як особистих фінансів, так і компанії.

Завдяки резервам бізнеси залишилися на плаву, а сьогодні вже виходять у плюс та повертають команди до повноцінної роботи. А ось ті, хто жив «від зарплати до зарплати», на жаль, не змогли пережити й перші тижні війни в Україні.

Якщо ви раніше не відкладали гроші, можете почати із простих кроків:

  • щомісяця виводьте на депозит фіксовану суму від чистого прибутку
  • щомісяця виплачуйте собі % від прибутку у вигляді дивідендів — нехай це буде вашою «подушкою»

Навіть якщо ви почнете з невеликих сум, через рік у вас буде гарний резерв.

Помилки, пов'язані з командою

#10. Приховувати реальний стан справ у компанії

Мовчати про те, як справи, не розповідати про плани і не виводити команду в єдине інфополе — велика помилка. Так, може бути страшно, так, є ризик нарватися на невдоволення. Але якщо приховувати, то негатив усього колективу забезпечено. Сьогодні у кожного з нас життя є суцільною невизначеністю. Ми не знаємо, де завтра житимемо, що будемо їсти, якою буде обстановка в країні. Тому робота має давати хоч якесь розуміння.

Якщо ви максимально відкриті, ділитеся цифрами, показуєте реальну картинку та пояснюєте складнощі, з якими стикається компанія, то найімовірніше команда зрозуміє затримку або скорочення виплат. Більше того, робитиме все, щоб допомогти бізнесу вийти на попередній рівень.

Рекомендуємо прочитати:

img-ua-6204cf1d2d4e5045977471.png

Чому вразливі та відкриті лідери — найефективніші

Читати

#11. Не планувати фонд оплати праці

Може здатися дивним, але багато компаній під час кризи не планують фонд оплати праці наперед, а дивляться на ситуацію постфактум, після чого ухвалюють рішення, скільки зможуть виплатити. Це не лише фінансова помилка, а ще й великі ризики нарватися на демотивацію команди, що в результаті вплине на фінпоказники.

Запланувати фонд оплати праці у воєнних умовах можна двома способами:

  • проаналізувати фінансовий стан компанії, визначити допустиму суму у фонд та розділити між відділами, а керівники самі розподілять відсоткове співвідношення залежно від завантаження, виконання плану тощо.
  • проаналізувати план-факт та пропорційно зниженню доходу зменшити зарплати, пояснивши команді, чому зараз не можете платити більше

Такі підходи допомагають заздалегідь позначити свої витрати на фонд оплати праці та дати зрозуміти людям, яка ситуація у них буде із грошима.

Помилки, пов'язані з перспективами

#12. Не працювати над розвитком

Будь-яка криза — це поштовх. Якщо не дивитися у бік розвитку, а лише скорочувати операційні витрати, зупиняти проєкти та не думати, як розвиватись — бізнес не матиме майбутнього.

У всі кризові часи — революції, пандемія, війна — у компаніях, де я працював, вдавалося впроваджувати найкращі IT-рішення та якісно автоматизувати процеси. Тому що саме криза змушує все максимально оптимізувати та дивитися на речі під новим кутом.

Взяти ту саму автоматизацію. По-перше, це не так дорого, як здається. По-друге, зараз на багато IT-послуг — знижки. По-третє, це додатково скорочує операційні витрати. І в підсумку — виявляється не витратами, а інвестицією, яка швидко окупиться.

Тому навіть якщо у вас знизився дохід і ви вважаєте, що якісь покращення «не на часі», то підрахуйте всю економіку і порівняйте. Може, зараз саме час.

Рекомендуємо прочитати:

img-11-services-625446122d3b9930103023.jpg

11 сервісів, які стали безкоштовними для українців

Читати

#13. Концентрація на проблемі та неготовність до ринку, який зростає

Найближчим часом Україна стане країною можливостей, європейці захочуть тут вести бізнес. Іноземці вже дізнаються про умови, податкові ставки та ринки в Україні.

Багато компаній захочуть інвестувати в нашу економіку та бути причетними до розвитку України. Країни вже поділили міста, які відновлюватимуть, тож вливання будуть великими — і до цього треба готуватися.

З одного боку, необхідно вже зараз ставати «компанією майбутнього» та вибудовувати процеси так, щоб інвесторам було цікаво працювати з вами. З іншого боку, готуватися до компенсацій на відновлення. «Все, що зруйновано — буде відшкодовано»: нерухомість, склади, зіпсований товар та найважливіше — втрачена вигода. Формулу держава ще не затвердила, але доходи, які ви втратили, будуть компенсовані.

Цим слід займатися вже зараз. Якщо у вас зруйнована нерухомість, пропав товар або згорів склад — фотографуйте, складайте акти, оформлюйте документацію та подавайте заяви зараз, бо найближчим часом таких заявок буде в сотні разів більше — і час на розгляд також збільшиться у рази.

Підписуйтесь на нашу розсилку

Один лист з кращими матеріалами за тиждень. Підписуйтесь, щоб нічого не упустити.
Дякуємо за підписку!
Курс з теми:
«Фінансовий аналіз»
Фінанси
Веде Валентин Воробйов
15 серпня 19 вересня
Валентин Воробйов